Was kostet eine Dienstplan-Software? Preise & Kostenfallen 2026

Preisvergleiche bei Dienstplan-Software wirken auf den ersten Blick einfach: ein Betrag pro Mitarbeiter und Monat, fertig. In der Praxis bestimmen aber Grundgebühren, Modulpreise und Mindestlaufzeiten die tatsächlichen Kosten — und die unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter erheblich.

Die drei häufigsten Preismodelle

1. Reines Pay-per-User

Ein fester Betrag pro Mitarbeiter und Monat, ohne Grundgebühr. Aplano ist hier das prominenteste Beispiel im deutschen Markt: Tarife starten bei 0,50 € (Core-Paket), 2,00 € (Basic) und 4,50 € (Pro) pro Nutzer und Monat. Dieses Modell skaliert linear und ist besonders bei kleinen oder stark schwankenden Teamgrößen wirtschaftlich.

2. Inklusiv-Nutzer plus Staffelpreis

Ein Grundpaket enthält eine bestimmte Anzahl Nutzer, zusätzliche Personen kosten einen Aufpreis. Shiftbase arbeitet beispielsweise mit Paketen, die 6 oder 12 Nutzer inklusive haben und je weiterem Nutzer 4 bis 5 € berechnen. Dieses Modell wird bei wachsenden Teams schnell teurer als reines Pay-per-User.

3. Standort- statt Nutzer-Preis

Ordio kalkuliert beispielsweise mit einem Pauschalpreis pro Standort (ca. 89 €/Monat), unabhängig von der tatsächlichen Mitarbeiterzahl. Für Betriebe mit vielen Mitarbeitenden an wenigen Standorten kann das günstiger sein als ein Pay-per-User-Modell.

Versteckte Kostenfaktoren, die oft übersehen werden

• Modulpreise: Manche Anbieter verkaufen Zeiterfassung, Lohnvorbereitung oder DATEV-Schnittstellen als kostenpflichtige Add-ons statt im Grundpaket.
• Mindestvertragslaufzeiten: Während Aplano monatlich kündbar ist, verlangen manche Wettbewerber Jahresverträge mit reduzierten Kündigungsfristen.
• Onboarding-Gebühren: Enterprise-Lösungen wie ATOSS berechnen häufig zusätzliche Implementierungskosten, die im Listenpreis nicht sichtbar sind.
• Hardware: Wer stationäre Stempeluhr-Terminals statt der mobilen App nutzen möchte, muss diese meist separat anschaffen oder mieten.

Rechne die Gesamtkosten über zwölf Monate, nicht nur den Listenpreis im Einstieg. Permanently kostenlose Lösungen mit vollem Funktionsumfang sind selten — die meisten professionellen Tools bieten stattdessen 14- bis 30-tägige Testphasen.

Beispielrechnung: 20 Mitarbeitende, 12 Monate

Anbieter	Monatlich	Jährlich
Aplano (Basic, 2,00 €/Nutzer)	ca. 40 €	ca. 480 €
Papershift (ab 2,90 €/Nutzer)	ca. 58 €	ca. 696 €
Shiftbase (gestaffelt)	ca. 65 €	ca. 780 €
Ordio (Standortpreis)	ca. 89 €	ca. 1.068 €

Diese Werte sind Richtwerte auf Basis öffentlich zugänglicher Preislisten und können sich ändern — vor der Entscheidung lohnt sich immer eine direkte Anfrage beim Anbieter, besonders bei individuellen Rabatten ab einer gewissen Teamgröße.

Kostenlose Optionen: wann reichen sie?

biduum bietet eine dauerhaft kostenlose Basisversion mit eingeschränktem Funktionsumfang — für sehr kleine Teams ohne komplexe Anforderungen eine Option. Google Sheets oder Excel funktionieren ebenfalls für sehr kleine Teams, bieten aber keine ArbZG-Prüfung und keine Mitarbeiter-App. Ab etwa zehn Mitarbeitenden fehlen bei Gratis-Lösungen in der Regel Zuschlagsberechnung und Compliance-Funktionen, die den Umstieg auf ein kostenpflichtiges Tool rechtfertigen.

Häufige Fragen

Was kostet eine Dienstplan-Software durchschnittlich pro Mitarbeiter?

Einfache Tools für reine Schichtplanung kosten etwa 0,50 bis 4 € pro Mitarbeiter und Monat. All-in-One-Lösungen mit Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und Payroll-Schnittstellen liegen meist zwischen 4 und 15 € pro Mitarbeiter und Monat. Enterprise-Anbieter wie ATOSS arbeiten in der Regel mit individuellen Angeboten.

Gibt es kostenlose Dienstplan-Software?

biduum bietet eine dauerhaft kostenlose Basisversion mit eingeschränktem Funktionsumfang. Die meisten anderen professionellen Anbieter bieten stattdessen 14- bis 30-tägige kostenlose Testphasen statt einer dauerhaft kostenlosen Stufe.