Mindestlohn-Dokumentation 2026: Was KMU beachten müssen

Warum Mindestlohn-Dokumentation 2026 kein Thema für später ist

Seit Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes (MiLoG) im Jahr 2015 müssen Arbeitgeber für bestimmte Beschäftigtengruppen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Was damals wie eine Formalität klang, hat sich zu einem der meistgeprüften Compliance-Bereiche entwickelt: Der Zoll als zuständige Kontrollbehörde führte allein 2024 über 50.000 Prüfungen durch – mit einer Beanstandungsquote von mehr als 30 Prozent.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist das ein echtes Risiko. Wer keine oder lückenhafte Aufzeichnungen führt, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß – und bei systematischen Verstößen gegen die Entgeltzahlung sogar bis zu 500.000 Euro. Hinzu kommt: Seit dem EuGH-Urteil vom Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, „CCOO") und der darauf folgenden Debatte um die allgemeine Arbeitszeiterfassungspflicht rückt das Thema Dokumentation noch stärker in den Fokus.

Zahlen aus der Praxis: Laut Jahresbericht 2024 der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) wurden in Deutschland rund 58.000 Arbeitgeber geprüft. In etwa 19.000 Fällen wurden Bußgeldverfahren eingeleitet – das entspricht einer Quote von knapp 33 Prozent.

Wen trifft die Dokumentationspflicht?

Nicht jeder Arbeitnehmer muss gleich behandelt werden. Das MiLoG unterscheidet nach Branchen und Beschäftigungsarten:

• Grundsätzlich dokumentationspflichtig sind geringfügig Beschäftigte (Minijobber) in allen Branchen.
• Branchenspezifisch dokumentationspflichtig sind alle Arbeitnehmer in den sogenannten „risikobehafteten Branchen" gemäß § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG): Bau, Gastronomie, Spedition & Logistik, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Forstwirtschaft, Fleischwirtschaft sowie Messebau.
• Ausgenommen sind Beschäftigte, deren verstetigtes monatliches Arbeitsentgelt mehr als 4.384 Euro brutto (Stand 2026) übersteigt und die regelmäßig dieses Entgelt beziehen.

Für Betriebe, die nicht unter die Branchenregelung fallen und keine Minijobber beschäftigen, empfiehlt sich die Dokumentation dennoch dringend – sie schützt im Streitfall vor Lohnnachforderungen und vereinfacht Betriebsprüfungen erheblich.

Was genau muss dokumentiert werden?

§ 17 MiLoG schreibt vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ende des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufgezeichnet werden müssen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

In der Praxis bedeutet das konkret:

• Uhrzeitmäßiger Beginn der Arbeit (z. B. 07:45 Uhr)
• Uhrzeitmäßiges Ende der Arbeit (z. B. 16:30 Uhr)
• Tatsächliche Dauer der Arbeitszeit (Nettoarbeitszeit ohne Pausen)
• Pausen müssen zwar nicht einzeln aufgezeichnet werden, müssen sich aber aus dem Vergleich von Beginn/Ende/Dauer nachvollziehbar ergeben

Wichtig: Die Aufzeichnung muss nicht zwingend elektronisch erfolgen, eine handschriftliche Liste reicht formal aus. In der Praxis entstehen dabei jedoch schnell Fehler – unleserliche Einträge, fehlende Tage oder im Nachhinein korrigierte Stunden.

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

Bei Prüfungen durch den Zoll fallen immer wieder dieselben Fehler auf. Die häufigsten sind:

• Rückwirkend erstellte Listen: Arbeitgeber führen keine laufenden Aufzeichnungen, sondern rekonstruieren Arbeitszeiten kurz vor der Prüfung. Das fällt Prüfern sofort auf und gilt als Ordnungswidrigkeit.
• Fehlende Angaben bei Minijobbern: Viele KMU wissen nicht, dass die Pflicht für geringfügig Beschäftigte branchenunabhängig gilt.
• Aufbewahrung kürzer als zwei Jahre: Die gesetzliche Mindestfrist wird unterschätzt oder mit anderen Aufbewahrungsfristen verwechselt.
• Keine Trennung von Urlaubs- und Krankheitstagen: Tage ohne Arbeitsleistung müssen zwar nicht im MiLoG-Sinne dokumentiert werden, sollten aber klar gekennzeichnet sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Sammelaufzeichnungen ohne Einzeltage: Eine Wochensumme genügt nicht – es muss jeder Arbeitstag einzeln ausgewiesen sein.

Digitale Zeiterfassung: Pflicht und Chance zugleich

Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 (1 ABR 22/21) und dem Ende 2025 verabschiedeten Arbeitszeiterfassungsgesetz sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Damit ist die digitale Zeiterfassung nicht mehr nur eine Empfehlung, sondern für die meisten Betriebe gesetzliche Pflicht.

Für die Mindestlohn-Dokumentation ergibt sich daraus eine echte Chance: Wer ein digitales System nutzt, erfüllt gleichzeitig die MiLoG-Aufzeichnungspflicht – vorausgesetzt, das System speichert Beginn, Ende und Dauer taggenau und revisionssicher. Tools wie Aplano kombinieren Dienstplanung und Zeiterfassung in einer Oberfläche und exportieren die nötigen Dokumentationen auf Knopfdruck im PDF- oder CSV-Format für Betriebsprüfungen.

Entscheidend bei der Auswahl einer Softwarelösung sind drei Punkte:

• Manipulationssicherheit: Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden (Audit-Trail).
• Exportfunktion: Die Daten müssen für Prüfbehörden in lesbarer Form ausgegeben werden können.
• Zwei-Jahres-Archiv: Das System muss Daten mindestens 24 Monate speichern, ohne dass sie gelöscht oder überschrieben werden.

Einen Überblick über geeignete Lösungen, die diese Anforderungen erfüllen, bietet unser Gesamtranking der Dienstplan- und Zeiterfassungs-Software.

Mindestlohn 2026 und Dokumentationsgrenzen im Überblick

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2025 12,82 Euro brutto pro Stunde. Eine weitere Erhöhung ist für 2026 durch die Mindestlohnkommission geprüft worden; zum Redaktionsschluss dieses Artikels (Juli 2026) gilt weiterhin der Stand von 12,82 Euro. Die dokumentationsfreie Grenze für Vollzeitkräfte liegt bei einem monatlichen Fixgehalt von mehr als 4.384 Euro brutto – vorausgesetzt, das Gehalt wird monatlich gleichbleibend gezahlt und der Stundenlohn liegt in jedem Fall über dem Mindestlohn.

Für die Gastronomie, den Einzelhandel oder die Reinigungsbranche, in denen Minijobber und Teilzeitkräfte überwiegen, bedeutet das: Nahezu alle Beschäftigten unterliegen der Dokumentationspflicht. Wer hier noch mit Papierlisten arbeitet, sollte den Schritt zur digitalen Lösung ernsthaft erwägen – nicht zuletzt, weil die Einführung einer Dienstplan-Software heute deutlich reibungsloser funktioniert als noch vor wenigen Jahren.

Praxistipp: So bereiten Sie sich auf eine Zollprüfung vor

Eine Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kündigt sich in der Regel nicht an. Arbeitgeber sollten daher jederzeit in der Lage sein, die Aufzeichnungen der vergangenen zwei Jahre vorzulegen. Folgende Sofortmaßnahmen helfen:

• Exportieren Sie monatlich eine Sicherungskopie der Zeiterfassungsdaten und speichern Sie diese an einem zweiten, gesicherten Ort.
• Erstellen Sie eine aktuelle Liste aller Beschäftigten mit Angabe, ob sie der Dokumentationspflicht unterliegen.
• Schulen Sie Schichtleiter und Teamverantwortliche: Jeder, der Arbeitszeiten erfasst, muss die Vorgaben kennen.
• Prüfen Sie, ob Ihre Software einen Audit-Trail für Korrekturen anbietet – das ist bei Prüfungen häufig das erste, was nachgefragt wird.

Ergänzend lohnt ein Blick auf die Regelungen zu Arbeitszeitkonten für KMU: Wer Mehrarbeit auf einem Arbeitszeitkonto ausgleicht statt auszuzahlen, muss sicherstellen, dass der Mindestlohn zu keinem Zeitpunkt unterschritten wird – auch bei negativen Salden.

Häufige Fragen

Wer ist 2026 zur Mindestlohn-Dokumentation verpflichtet?

Grundsätzlich alle Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte (Minijobber) einsetzen – unabhängig von der Branche. Zusätzlich müssen Betriebe in risikobehafteten Branchen (z. B. Gastronomie, Bau, Logistik, Gebäudereinigung) die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer dokumentieren. Ausgenommen sind Beschäftigte mit einem monatlichen Fixgehalt von mehr als 4.384 Euro brutto (Stand 2026), das regelmäßig und gleichbleibend gezahlt wird.

Wie lange müssen Mindestlohn-Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Laut § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung. Die Unterlagen müssen im Inland verfügbar und für Prüfbehörden (insbesondere den Zoll/FKS) jederzeit zugänglich sein. Digitale Aufzeichnungen müssen manipulationssicher gespeichert sein und nachträgliche Änderungen protokollieren.