Überstundenregelung für KMU: Was 2026 gilt

Was sind Überstunden – und wann entstehen sie?

Überstunden sind Arbeitsstunden, die über die vertraglich vereinbarte Regelarbeitszeit hinausgehen. Wichtig: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) definiert Überstunden nicht direkt – es setzt lediglich Obergrenzen. Die werktägliche Höchstarbeitszeit beträgt 8 Stunden, kann aber auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, sofern der Ausgleich innerhalb von 24 Wochen erfolgt.

Für KMU entstehen Überstunden häufig durch kurzfristige Personalausfälle, saisonale Spitzen oder schlechte Dienstplanung. Gerade in Branchen wie Gastronomie, Pflege oder Logistik summieren sich ungeplante Mehrstunden schnell auf mehrere hundert Stunden pro Jahr – unternehmensweit.

Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen zwei Typen:

• Angeordnete Überstunden: Der Arbeitgeber weist explizit an, länger zu arbeiten. Diese sind grundsätzlich vergütungspflichtig.
• Geduldete Überstunden: Der Arbeitgeber weiß von der Mehrarbeit (oder müsste es wissen) und toleriert sie. Auch diese sind in der Regel zu vergüten – was viele Arbeitgeber unterschätzen.

Rechtliche Grundlagen: Was das Gesetz 2026 vorschreibt

Die rechtliche Grundlage für Überstunden ergibt sich aus einem Zusammenspiel von ArbZG, Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und – seit dem EuGH-Urteil von 2019 – der Pflicht zur lückenlosen Arbeitszeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Pflicht in seinem Grundsatzurteil vom September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) für alle Arbeitgeber verbindlich gemacht. Bis 2026 haben die meisten Bundesländer die daraus resultierende gesetzliche Konkretisierung schrittweise umgesetzt.

Laut einer Auswertung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) leisteten Beschäftigte in Deutschland 2024 rund 1,7 Milliarden unbezahlte Überstunden – ein erhebliches finanzielles und rechtliches Risiko für Arbeitgeber, das bei einer Betriebsprüfung nachträglich fällig werden kann.

Was bedeutet das konkret für KMU?

• Erfassungspflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden – auch für Überstunden. Reine Vertrauensarbeitszeit ohne Aufzeichnung ist nicht mehr zulässig.
• Aufbewahrungspflicht: Arbeitszeitdaten müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Bei Mindestlohnpflicht gilt eine Frist von 2 Jahren (§ 17 MiLoG).
• Bußgelder: Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können mit bis zu 30.000 Euro pro Verstoß geahndet werden.

Vergütung von Überstunden: Lohn, Zuschlag oder Freizeitausgleich?

Das Gesetz schreibt keine generelle Überstundenvergütung vor – diese ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. Für KMU ohne Tarifbindung sind die vertraglichen Regelungen daher besonders wichtig. Drei Modelle sind in der Praxis verbreitet:

• Auszahlung mit Zuschlag: Überstunden werden zum regulären Stundenlohn zzgl. eines vereinbarten Zuschlags (z. B. 25 %) ausgezahlt. Achtung: Der Zuschlag ist steuer- und sozialversicherungspflichtig – im Gegensatz zu Sonntags- oder Nachtarbeitszuschlägen unter bestimmten Voraussetzungen.
• Freizeitausgleich (1:1): Pro Überstunde wird eine Stunde Freizeit gewährt. Dies ist die kostenneutralste Variante für Arbeitgeber und bei Arbeitnehmern oft beliebt.
• Arbeitszeitkonto: Überstunden fließen in ein Konto und werden zu einem späteren Zeitpunkt abgebaut. Dieses Modell erfordert klare schriftliche Vereinbarungen. Mehr dazu im Artikel Arbeitszeitkonten für KMU: So funktioniert's 2026.

Enthält der Arbeitsvertrag eine pauschale Klausel wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten", ist diese oft unwirksam – insbesondere, wenn nicht klar definiert ist, wie viele Stunden damit abgedeckt sind. Gerichte haben solche Klauseln regelmäßig kassiert.

Klausel-Falle: Pauschalabgeltung im Vertrag

Viele KMU verwenden Standardarbeitsverträge mit Formulierungen wie: „Etwaige Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten." Das BAG hat solche Klauseln für unwirksam erklärt, wenn sie keine Obergrenze der abgegoltenen Stunden nennen. Als grobe Faustregel gilt: Bis zu 10–15 % der regulären Arbeitszeit können pauschal abgegolten werden, sofern die Klausel transparent formuliert ist.

Empfehlung: Lassen Sie bestehende Vertragsklauseln von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht überprüfen – besonders wenn Sie als KMU in Wachstumsphasen neue Mitarbeiter einstellen und ältere Vertragsvorlagen verwenden.

Überstunden im Dienstplan: Prävention ist besser als Reaktion

Die effektivste Maßnahme gegen unkontrollierte Überstunden ist eine vorausschauende Dienstplanung. Wer Besetzungsbedarfe früh plant, Schichten gleichmäßig verteilt und Abwesenheiten systematisch berücksichtigt, reduziert Mehrstunden strukturell – nicht nur reaktiv.

Moderne Dienstplan-Software zeigt Überstunden in Echtzeit an, warnt bei drohenden Grenzwertverletzungen und schlägt automatisch geeignete Ausgleichsschichten vor. Aplano etwa integriert Arbeitszeitkonten direkt in die Schichtplanung: Planende sehen auf einen Blick, welche Mitarbeiter bereits Stunden angesammelt haben, und können den nächsten Dienstplan entsprechend anpassen.

Einen guten Überblick über aktuelle Lösungen bietet der Gesamtranking der Dienstplan-Software 2026. Wer gezielt die Einführung eines neuen Tools plant, findet im Artikel Dienstplan-Software einführen: So gelingt der Wechsel 2026 einen praxisnahen Leitfaden.

Sonderfall: Überstunden bei Teilzeitbeschäftigten

Besondere Vorsicht ist bei Teilzeitkräften geboten. Mehrarbeit entsteht hier bereits dann, wenn ein Teilzeitbeschäftigter über seine vertraglich vereinbarte Stundenzahl hinausarbeitet – nicht erst, wenn die Vollzeit-Grenze überschritten wird. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) schützt Teilzeitkräfte ausdrücklich vor Benachteiligung.

Konkret: Ein Mitarbeiter mit 20 Wochenstunden, der regelmäßig 25 Stunden arbeitet, hat Anspruch auf Vergütung der Mehrarbeit. Wird dies systematisch geduldet, kann er außerdem eine Anpassung seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verlangen (§ 9 TzBfG). KMU sollten dies in der Dienstplanung im Blick behalten und Teilzeitverträge regelmäßig mit der tatsächlichen Einsatzplanung abgleichen.

Checkliste: Überstunden rechtssicher managen

• Arbeitsverträge auf unwirksame Pauschalabgeltungsklauseln prüfen
• Lückenlose elektronische Zeiterfassung einführen und Daten 2 Jahre aufbewahren
• Klare interne Richtlinie: Wer darf Überstunden anordnen? Ab wann braucht es eine Genehmigung?
• Arbeitszeitkonten mit schriftlicher Vereinbarung und Verfallsklauseln einrichten
• Teilzeitbeschäftigte separat auswerten – Mehrarbeit frühzeitig erkennen
• Dienstplan-Software nutzen, die Überstunden automatisch meldet und dokumentiert
• Tarifvertragliche Regelungen prüfen – diese gehen dem Arbeitsvertrag vor

Häufige Fragen

Müssen Überstunden immer vergütet werden?

Nicht automatisch – die Vergütungspflicht ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. Fehlt eine klare Regelung, gilt die Überstunde als vergütungspflichtig, sobald sie vom Arbeitgeber angeordnet oder wissentlich geduldet wurde. Pauschale Abgeltungsklauseln im Vertrag sind häufig unwirksam, wenn sie keine konkrete Stundenzahl nennen.

Wie viele Überstunden darf ein Arbeitgeber anordnen?

Das ArbZG erlaubt maximal 10 Arbeitsstunden pro Tag – das entspricht bei einer 8-Stunden-Regelarbeitszeit maximal 2 angeordneten Überstunden täglich. Diese müssen innerhalb von 24 Kalenderwochen durch Freizeit ausgeglichen werden. Tarifverträge können davon abweichende Regelungen enthalten.