Zeiterfassung für Auszubildende: Was KMU 2026 wissen müssen

Warum Azubis bei der Zeiterfassung eine Sonderrolle spielen

Viele Betriebe behandeln Auszubildende bei der Zeiterfassung wie reguläre Mitarbeiter – und riskieren damit empfindliche Bußgelder. Dabei unterscheiden sich die rechtlichen Rahmenbedingungen in mehreren Punkten erheblich. Das Berufsbildungsgesetz (BBiG), das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bilden ein Dreigestirn an Vorschriften, das Arbeitgeber gleichzeitig im Blick behalten müssen.

Azubis unter 18 Jahren fallen zusätzlich unter den Jugendarbeitsschutz. Das bedeutet konkret: kürzere Höchstarbeitszeiten, Pflicht-Ruhepausen, eingeschränkte Nacht- und Wochenendarbeit – und eine deutlich engmaschigere Dokumentationspflicht. Für Azubis ab 18 Jahren gilt das ArbZG, allerdings mit ausbildungsspezifischen Besonderheiten, die Arbeitgeber kennen sollten.

Hinzu kommt das im Juni 2023 durch das BAG-Urteil (Az. 1 ABR 22/21) endgültig etablierte Gebot der systematischen Arbeitszeiterfassung. Seither sind Arbeitgeber jeder Größe verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten – einschließlich Azubis – objektiv und verlässlich aufzuzeichnen. Das seit 2024 in Kraft befindliche Arbeitszeitgesetz-Update konkretisiert diese Pflicht weiter.

Gesetzliche Vorgaben im Detail: JArbSchG und BBiG

Minderjährige Azubis (unter 18 Jahre)

Für jugendliche Auszubildende unter 18 Jahren schreibt § 49 JArbSchG eine lückenlose Arbeitszeitaufzeichnung vor. Der Arbeitgeber muss ein Verzeichnis führen, das folgende Angaben enthält:

• Name und Geburtsdatum des Auszubildenden
• Beginn und Ende jeder Arbeitsschicht
• Beginn und Ende der Pausen
• Überstunden sowie deren Ausgleich
• Berufsschultage und deren Anrechnung

Die maximale Arbeitszeit beträgt für unter 18-Jährige 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich (§ 8 JArbSchG). Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr ist grundsätzlich verboten, für bestimmte Branchen wie Gastronomie oder Bäckereien gelten enge Ausnahmen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden.

Volljährige Azubis (ab 18 Jahre)

Für Azubis ab 18 Jahren gilt das ArbZG: maximal 8 Stunden täglich, erweiterbar auf 10 Stunden, sofern innerhalb von 6 Monaten ein Ausgleich erfolgt. Die allgemeine Aufzeichnungspflicht aus § 16 ArbZG – und verstärkt durch das BAG-Urteil von 2023 – verlangt auch hier die tägliche Dokumentation der Arbeitszeit.

Wichtig: Die Berufsschulzeit gilt als Arbeitszeit! Besucht ein Azubi die Berufsschule, ist die Schulzeit (mindestens 8 Stunden an einem Berufsschultag) auf die Höchstarbeitszeit anzurechnen. Am Berufsschultag darf der Betrieb den Azubi in der Regel nicht mehr zur Arbeit verpflichten, wenn der Unterricht mindestens 5 Unterrichtsstunden umfasst (§ 9 BBiG).

Laut einer Auswertung des Deutschen Instituts für Berufsbildung (BIBB) aus 2025 beschäftigen rund 42 % der ausbildenden Betriebe in Deutschland weniger als 10 Mitarbeiter – also Kleinstbetriebe, die häufig keine strukturierte Zeiterfassung für Azubis einsetzen und damit ein erhebliches Bußgeldrisiko tragen.

Berufsschule, Urlaub und Überstunden: Die häufigsten Fallstricke

Berufsschulzeiten korrekt erfassen

Einer der häufigsten Fehler in der Praxis: Betriebe erfassen die Berufsschulzeit nicht im Dienstplan-System, weil der Azubi ja „nicht im Betrieb" ist. Das ist falsch. Berufsschultage müssen im Zeiterfassungssystem als Arbeitszeit verbucht werden – idealerweise als eigenständiger Eintrag „Berufsschule" mit der angerechneten Stundenzahl. Moderne Zeiterfassungslösungen erlauben es, solche Kategorien individuell anzulegen und automatisch zu verarbeiten.

Überstunden mit Azubis – rechtlich heikel

Überstunden von Azubis sind nur in engen Grenzen erlaubt und müssen stets ausgeglichen werden – entweder durch bezahlten Freizeitausgleich oder durch Vergütung. Für minderjährige Azubis ist der Ausgleich innerhalb von 3 Wochen Pflicht (§ 17 JArbSchG). Werden Überstunden nicht erfasst, können sie weder nachgewiesen noch ausgeglichen werden – und das kann im Streitfall teuer werden.

Urlaub richtig berechnen

Der Urlaubsanspruch von Azubis richtet sich nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und dem JArbSchG. Minderjährige Azubis haben einen gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch von 25 bis 30 Werktagen (je nach Alter), volljährige Azubis mindestens 24 Werktage. Ausbildungsbetriebe müssen sicherstellen, dass der Urlaub in der Zeiterfassung korrekt hinterlegt und der Resturlaub am Jahresende transparent ausgewiesen wird. Mehr dazu im Artikel Urlaubsplanung & Resturlaub: So behalten KMU 2026 den Überblick.

Digitale Zeiterfassung: Pflicht auch für Azubis

Papier-Stundenzettel oder Excel-Tabellen stoßen bei der Azubi-Zeiterfassung schnell an ihre Grenzen – vor allem wenn Berufsschulzeiten, Praktika, Ausgleichstage und Überstunden korrekt abgebildet werden müssen. Eine digitale Lösung ist hier klar im Vorteil.

Auf folgende Funktionen sollten KMU bei der Software achten:

• Separate Arbeitszeitkategorie „Berufsschule": automatische Anrechnung auf die tägliche Arbeitszeit
• Altersbasierte Regelprofile: automatische Prüfung der JArbSchG-Grenzen für unter 18-Jährige
• Überstunden-Tracking mit Ausgleichsfrist: Warnung bei drohender Überschreitung der Ausgleichsfrist
• Urlaubsverwaltung mit gesetzlichem Mindesturlaubsanspruch: differenziert nach Alter
• Revisionssichere Exportfunktion: für Betriebsprüfungen und Aufsichtsbehörden

Tools wie im Gesamtranking gelistete Lösungen – darunter Aplano – bieten Regelprofile, die JArbSchG-Grenzen automatisch überwachen und Planungsverantwortliche per Alarm benachrichtigen, sobald ein Azubi die Tageshöchstgrenze zu überschreiten droht. Das reduziert manuelle Kontrolle und das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich.

Praxistipps für den Ausbildungsbetrieb

Beim Ausbildungsstart einrichten

Bereits am ersten Ausbildungstag sollte der Azubi im Zeiterfassungssystem mit seinem Geburtsdatum und dem korrekten Regelwerk hinterlegt werden. So greifen altersabhängige Grenzen automatisch. Gleichzeitig empfiehlt es sich, den Berufsschulplan für das gesamte Halbjahr einzupflegen, damit Schultage als Freistellung korrekt geplant werden können.

Monatliche Auswertung etablieren

Viele Ausbildungsbetriebe prüfen die Arbeitszeiten ihrer Azubis erst am Ende der Probezeit oder gar erst beim Jahresabschluss. Besser ist ein monatliches Review: Wurden alle Berufsschultage korrekt erfasst? Gibt es offene Überstunden? Ist der Urlaubsanspruch im Soll? Wer das regelmäßig tut, vermeidet unliebsame Überraschungen und zeigt Azubis gleichzeitig, dass faire Arbeitsbedingungen ernst genommen werden – ein wichtiger Faktor für die Ausbildungsqualität und die Mitarbeiterbindung. Mehr dazu: Mitarbeiterbindung durch faire Dienstpläne: So geht's 2026.

Kommunikation mit dem Azubi

Azubis sind oft unsicher, ob und wie sie ihre Arbeitszeit eigenständig stempeln oder eintragen sollen. Klare Anweisungen beim Onboarding und Zugang zur App oder zum Selbstbedienungsportal der Zeiterfassungssoftware schaffen Transparenz und Eigenverantwortung. Das spart dem Planungsverantwortlichen langfristig Zeit.

Bußgelder und Haftungsrisiken

Verstöße gegen das JArbSchG können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € je Einzelfall geahndet werden (§ 58 JArbSchG). Wer als Ausbildungsbetrieb systematisch die Aufzeichnungspflicht verletzt, riskiert zudem den Entzug der Ausbildungsberechtigung. Im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Gewerbeaufsichtsamt oder die Zollbehörde (Mindestlohnkontrolle) werden Zeitaufzeichnungen regelmäßig angefordert.

Auch zivilrechtlich können fehlende Aufzeichnungen zum Problem werden: Macht ein ehemaliger Azubi nach Ausbildungsende Überstundenvergütung geltend, trägt der Arbeitgeber ohne Aufzeichnungen das volle Beweisrisiko. Das Bundesarbeitsgericht hat in mehreren Entscheidungen klargestellt, dass Arbeitnehmer (und Azubis) im Streitfall nur glaubhaft machen müssen, dass sie Mehrarbeit geleistet haben – der Nachweis obliegt dann dem Arbeitgeber.

Die Investition in eine rechtssichere Zeiterfassungslösung zahlt sich damit schon beim ersten verhinderten Bußgeldverfahren aus. Einen Überblick über Kosten und Leistungen aktueller Lösungen bietet der Artikel Was kostet eine Dienstplan-Software? Preise & Kostenfallen 2026.

Häufige Fragen

Muss ich als Ausbildungsbetrieb die Berufsschulzeit meines Azubis erfassen?

Ja. Berufsschulzeiten gelten nach BBiG § 9 als Arbeitszeit und müssen auf die tägliche Höchstarbeitszeit angerechnet werden. Im Zeiterfassungssystem sollten Berufsschultage als eigene Kategorie erfasst werden, damit die gesetzlichen Grenzen – vor allem für minderjährige Azubis nach JArbSchG – korrekt eingehalten und dokumentiert werden.

Welche Strafen drohen, wenn ich die Arbeitszeit meiner Azubis nicht aufzeichne?

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach JArbSchG können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € je Einzelfall geahndet werden. Zusätzlich riskieren Betriebe den Entzug der Ausbildungsberechtigung. Fehlen Aufzeichnungen in einem arbeitsrechtlichen Streit, trägt der Arbeitgeber das volle Beweisrisiko für geleistete Überstunden.