Zeiterfassung für Freelancer & Selbstständige: Was 2026 gilt

Zeiterfassung 2026: Gilt die Pflicht auch für Freelancer?

Seit dem BAG-Grundsatzbeschluss von 2022 und der schrittweisen Umsetzung durch das neue Arbeitszeitgesetz steht die Pflicht zur Zeiterfassung für Arbeitnehmer in Deutschland fest. Doch wie sieht es mit Freelancern und Selbstständigen aus, die für ein Unternehmen tätig sind?

Grundsätzlich gilt: Echte Selbstständige – also Personen, die im Auftragsverhältnis ohne Weisungsbindung arbeiten, eigene Betriebsmittel einsetzen und für mehrere Auftraggeber tätig sind – fallen nicht unter das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht für sie als Einzelpersonen damit nicht.

Für KMU, die Freelancer beauftragen, ist die Lage jedoch komplizierter:

• Scheinselbstständigkeit: Arbeitet ein Freelancer faktisch wie ein Arbeitnehmer – feste Arbeitszeiten, Anwesenheitspflicht, ausschließlich ein Auftraggeber – droht die Einstufung als Scheinselbstständiger. Dann greift das ArbZG mit allen Konsequenzen, inklusive Zeiterfassungspflicht.
• Projektbasierte Abrechnung: Viele Auftraggeber verlangen aus rein kaufmännischen Gründen eine Stundenerfassung, um Rechnungen prüfen und Projektbudgets steuern zu können.
• Gemischte Teams: Sobald Festangestellte und Freelancer gemeinsam an Projekten arbeiten, müssen KMU die Arbeitszeiten der Angestellten lückenlos dokumentieren – während für die Freiberufler kein rechtlicher Zwang, aber oft ein praktischer Bedarf besteht.

Scheinselbstständigkeit: Das größte Risiko für KMU

Die Abgrenzung zwischen echter Selbstständigkeit und Scheinselbstständigkeit ist 2026 eines der meistgeprüften Felder bei Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV). Werden freie Mitarbeiter als scheinselbstständig eingestuft, kann das Unternehmen nachträglich zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen – rückwirkend bis zu vier Jahre – verpflichtet werden.

Zahlen aus der Praxis: Laut Statistik der Deutschen Rentenversicherung wurden 2024 bei rund 38 % aller geprüften Selbstständigen-Verhältnisse Beanstandungen festgestellt. Nachforderungen im fünf- bis sechsstelligen Eurobereich sind keine Seltenheit.

Typische Indizien für Scheinselbstständigkeit, die KMU kennen müssen:

• Der Freelancer arbeitet überwiegend oder ausschließlich für einen Auftraggeber.
• Er ist in die betriebliche Arbeitsorganisation eingebunden (feste Schichten, Anwesenheitspflicht).
• Er nutzt ausschließlich Betriebsmittel des Auftraggebers (Laptop, Software, Arbeitsplatz).
• Er trägt kein unternehmerisches Risiko (Fixhonorar unabhängig vom Ergebnis).

Eine lückenlose, getrennte Zeiterfassung – die zeigt, dass der Freelancer keine festen Arbeitszeiten hat, sondern projektbezogen tätig ist – kann im Prüfungsfall als Entlastungsdokument dienen. Digitale Zeiterfassungssysteme, die zwischen Mitarbeiterstatus klar differenzieren, sind hier ein praktisches Hilfsmittel.

Vertragliche Zeiterfassung: Warum sie trotzdem sinnvoll ist

Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, empfehlen Fachanwälte und Steuerberater KMU dringend, im Freelancer-Vertrag eine vertraglich vereinbarte Zeiterfassung zu regeln. Das dient mehreren Zwecken:

• Rechnungsprüfung: Bei Stundenhonoraren lassen sich abgerechnete Stunden mit erfassten Zeiten abgleichen.
• Projektcontrolling: Budgets bleiben im Blick, Nachkalkulationen werden präziser.
• Nachweis gegenüber Behörden: Im Prüfungsfall belegt eine differenzierte Erfassung die freie Zeiteinteilung des Freelancers.
• Transparenz im Team: Wenn alle – egal ob angestellt oder freiberuflich – Zeiten erfassen, entsteht eine faire Projektbasis.

Wichtig dabei: Freelancer sollten selbst ihre Zeiten eintragen, nicht der Auftraggeber. Eine Fremdsteuerung der Zeiterfassung wäre ein weiteres Indiz für Scheinselbstständigkeit.

So funktioniert Zeiterfassung in gemischten Teams praktisch

Viele KMU arbeiten heute mit hybriden Team-Strukturen: Festangestellte, Minijobber, Teilzeitkräfte und Freelancer arbeiten Hand in Hand. Für die Zeiterfassung bedeutet das:

1. Getrennte Nutzerprofile mit unterschiedlichen Rollen

Moderne Zeiterfassungssoftware erlaubt es, verschiedene Nutzertypen anzulegen. Festangestellte erhalten die volle Zeiterfassungspflicht inklusive Pausenprotokoll, während Freelancer nur projektbezogene Stundeneinträge vornehmen. Lösungen wie Aplano ermöglichen genau diese rollenbasierte Differenzierung und erleichtern so die klare Trennung im System.

2. Projektbezogene statt schichtbasierter Erfassung

Für Freelancer empfiehlt sich eine task- oder projektbasierte Zeiterfassung statt der klassischen Schichterfassung. Das signalisiert sowohl intern als auch nach außen, dass die Tätigkeit ergebnisorientiert und nicht anweisungsgebunden ist.

3. Klare Vertragsklauseln

Der Freelancer-Vertrag sollte regeln: Wer erfasst (der Freelancer selbst), welches Tool genutzt wird, in welchem Intervall Stundennachweise übermittelt werden und wie Korrekturen gehandhabt werden. Ein einfacher Satz wie „Der Auftragnehmer erfasst seine projektbezogenen Arbeitszeiten eigenverantwortlich und übermittelt diese monatlich" reicht oft aus.

4. Integration in bestehende Workflows

Gut durchdachte Zeiterfassungslösungen lassen sich per API oder Exportfunktion mit Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Jira) und Buchhaltungssoftware verbinden. So landen Freelancer-Stunden direkt in der Rechnungsprüfung, ohne manuelle Übertragungen.

Wie die Integration von Zeiterfassung und Dienstplanung allgemein funktioniert, erläutert der Artikel Zeiterfassung & Dienstplanung integriert: So sparen KMU 2026.

Besonderheiten: Freelancer in Branchen mit erhöhtem Prüfdruck

In einigen Branchen ist der Prüfdruck durch Behörden besonders hoch. Wer hier Freelancer einsetzt, sollte die Zeiterfassung besonders sorgfältig gestalten:

• Bau & Handwerk: Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz sieht regelmäßige Kontrollen auf Baustellen vor. Zeitnachweise für alle Tätigkeiten – egal ob angestellt oder frei – sind faktisch unerlässlich. Mehr dazu im Artikel Zeiterfassung im Handwerk: Was 2026 gilt.
• Pflege & Sozialwesen: Qualifikationsnachweise und Stundenberichte sind häufig Bestandteil von Förder- und Abrechnungsunterlagen. Freelancer-Leistungen müssen oft exakt dokumentiert sein.
• IT & Tech: Projektbasierte Stundenabrechnungen sind hier Standard. Dennoch prüft die DRV gerade in der IT-Branche intensiv, ob Software-Entwickler tatsächlich selbstständig oder faktisch angestellt sind. Hintergründe im Artikel Zeiterfassung in der IT & Tech-Branche: Was 2026 gilt.
• Gastronomie & Events: Saisonale Verstärkung durch Freelancer ist üblich, aber heikel. Wer regelmäßig dieselben „freien" Kräfte zu denselben Schichtzeiten einsetzt, riskiert Scheinselbstständigkeit. Hinweise zur Saisonplanung bietet der Artikel Saisonarbeit & Dienstplanung: So meistern KMU 2026.

Fazit: Zeiterfassung für Freelancer – freiwillig, aber ratsam

Für echte Selbstständige besteht 2026 keine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung. Dennoch ist es für KMU sowohl aus kaufmännischer als auch aus rechtlicher Sicht klug, eine strukturierte Stundenerfassung auch für freie Mitarbeiter einzuführen – und zwar als Selbsterfassung durch den Freelancer selbst. Das schützt vor Scheinselbstständigkeitsvorwürfen, erleichtert die Rechnungsprüfung und schafft Transparenz in gemischten Teams.

Wer auf eine einheitliche Plattform setzt, die Festangestellte, Minijobber und Freelancer in getrennten Rollen abbilden kann, ist klar im Vorteil. Einen Überblick über geeignete Lösungen bietet das Gesamtranking auf dienstplan-vergleich.de.

Häufige Fragen

Müssen Freelancer ihre Arbeitszeiten gesetzlich erfassen?

Nein. Das Arbeitszeitgesetz gilt nur für Arbeitnehmer, nicht für echte Selbstständige. Allerdings empfiehlt sich eine vertragliche Vereinbarung zur Zeiterfassung aus kaufmännischen Gründen und zum Schutz vor Scheinselbstständigkeitsvorwürfen – dabei muss die Erfassung eigenverantwortlich durch den Freelancer selbst erfolgen.

Woran erkenne ich als KMU Scheinselbstständigkeit bei Freelancern?

Typische Warnsignale sind: Der Freelancer arbeitet ausschließlich für Sie, hält feste Arbeitszeiten ein, nutzt nur Ihre Betriebsmittel und trägt kein eigenes unternehmerisches Risiko. Bei Vorliegen mehrerer dieser Kriterien droht eine Einstufung als scheinselbstständig mit Nachforderungen für Sozialversicherungsbeiträge von bis zu vier Jahren rückwirkend.