Zeiterfassung für Leiharbeitnehmer: Was KMU 2026 wissen müssen

Leiharbeit in Deutschland: Zahlen und aktuelle Rechtslage 2026

Leiharbeit – auch Arbeitnehmerüberlassung oder Zeitarbeit genannt – ist in der deutschen Wirtschaft fest etabliert. Rund 900.000 Leiharbeitnehmer waren zuletzt gleichzeitig in deutschen Betrieben tätig (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, 2025). Für KMU ist das ein attraktives Instrument: Auftragsspitzen abfedern, Krankenausfälle kurzfristig kompensieren, Fachkräfte für Projekte gewinnen – Zeitarbeit löst viele Flexibilitätsprobleme.

Doch genau weil Leiharbeitnehmer in einem Dreiecksverhältnis zwischen Verleiher, Entleiher und Arbeitnehmer stehen, entstehen bei der Zeiterfassung besondere Pflichten und Risiken. Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), das Mindestlohngesetz (MiLoG) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) greifen ineinander – und die Verantwortung landet oft beim Entleiher, also beim KMU, das den Leiharbeitnehmer einsetzt.

Praxiszahl: Laut einer Studie des DGB aus 2024 erhält jeder fünfte Leiharbeitnehmer in Deutschland nicht den tariflich oder gesetzlich zustehenden Lohn – häufig wegen fehlerhafter oder fehlender Arbeitszeitdokumentation beim Entleiher.

Wer ist für die Zeiterfassung zuständig – Verleiher oder Entleiher?

Diese Frage sorgt in der Praxis häufig für Verwirrung. Die klare Antwort lautet: beide – aber für unterschiedliche Zwecke.

• Der Verleiher (die Zeitarbeitsfirma) ist Arbeitgeber des Leiharbeitnehmers und trägt die primäre Pflicht zur korrekten Lohnabrechnung und Dokumentation gemäß MiLoG.
• Der Entleiher (also Ihr KMU) ist nach § 17c AÜG verpflichtet, die Arbeitszeiten der eingesetzten Leiharbeitnehmer vollständig und korrekt aufzuzeichnen und dem Verleiher zur Verfügung zu stellen.

Das bedeutet: Als entleihendes Unternehmen können Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Zeitarbeitsfirma die Stunden schon irgendwie erfasst. Sie müssen die tatsächlichen Arbeitszeiten – inklusive Beginn, Ende und Pausen – selbst dokumentieren. Das gilt auch für Überstunden, Nachtarbeit und Feiertagsarbeit.

Wichtig: Seit dem EuGH-Urteil vom Mai 2019 (Rechtssache C-55/18) und dem darauf folgenden Bundesarbeitsgericht-Beschluss vom September 2022 besteht für alle Arbeitgeber eine grundsätzliche Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung – unabhängig von der Art des Beschäftigungsverhältnisses. Leiharbeitnehmer sind hier ausdrücklich eingeschlossen.

Arbeitszeitgesetz: Höchstgrenzen auch beim Leiharbeitnehmer einhalten

Das ArbZG gilt für Leiharbeitnehmer genauso wie für Stammkräfte. Als Entleiher sind Sie verpflichtet, die gesetzlichen Grenzen einzuhalten:

• Maximal 8 Stunden werktäglich (Ausnahme: bis zu 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Monaten ein Ausgleich auf 8 Stunden erfolgt)
• Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit zwischen zwei Schichten
• Keine Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen ohne Ausnahmegenehmigung
• Pflichtpausen: 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden Arbeitszeit

Das Tückische bei Leiharbeitnehmern: Sie werden häufig kurzfristig eingesetzt und wechseln die Einsatzbetriebe. Wenn Ihr Leiharbeitnehmer morgens bereits bei einem anderen Entleiher gearbeitet hat, können die Arbeitszeitgrenzen trotzdem überschritten werden – ohne dass Sie es wissen. Klären Sie deshalb bei der Übernahme immer den Arbeitszeitstand des Tages.

Ein praktischer Hinweis: Führen Sie die Leiharbeitnehmer im selben digitalen Schichtplanungssystem wie Ihre Stammkräfte. So greifen automatische Warnmeldungen bei Überschreitung von Ruhezeiten oder Tageshöchstgrenzen auch für diese Gruppe. Was ArbZG-konforme Software automatisch prüfen muss, lesen Sie in unserem gesonderten Artikel.

Mindestlohn und Branchentarifverträge: Nachweispflicht beim Entleiher

Seit 2015 gilt das Mindestlohngesetz auch für Leiharbeitnehmer. 2026 liegt der allgemeine gesetzliche Mindestlohn bei 12,82 Euro brutto pro Stunde. Für die Zeitarbeitsbranche gelten zusätzlich die Tarifverträge der iGZ (Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen) und BAP, die branchenspezifische Zuschläge regeln.

Gemäß § 17 MiLoG müssen Entleiher die Arbeitsstunden von Leiharbeitnehmern aufzeichnen, wenn diese im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassung tätig sind und nicht unter eine der engen Ausnahmen fallen. Die Aufzeichnungspflicht umfasst:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Dauer der Pausen
• Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags
• Aufbewahrung für mindestens 2 Jahre

Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Prüfbehörde ist der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit, FKS).

Leiharbeitnehmer im Dienstplan: 5 häufige Fehler in der Praxis

In der täglichen Personalplanung passieren beim Einsatz von Leiharbeitnehmern immer wieder dieselben Fehler. Hier die fünf häufigsten:

• Fehler 1 – Keine eigene Zeiterfassung: Das KMU verlässt sich darauf, dass die Zeitarbeitsfirma alles dokumentiert. Das reicht gesetzlich nicht aus.
• Fehler 2 – Leiharbeitnehmer nicht im Dienstplan: Wer Leihkräfte nur per Zuruf einplant und nicht im System abbildet, verliert den Überblick über die Gesamtbesetzung und verletzt Aufzeichnungspflichten.
• Fehler 3 – Unterschiedliche Pausen-Regeln: Leiharbeitnehmer erhalten manchmal aus Unkenntnis keine oder zu kurze Pausen, weil Schichtvorlagen nur auf Stammkräfte ausgerichtet sind.
• Fehler 4 – Fehlende Übergabe der Zeitnachweise: Der Verleiher benötigt die Stundenzettel zur Lohnabrechnung – werden diese nicht rechtzeitig übermittelt, entstehen Abrechnungsverzögerungen und Streitigkeiten.
• Fehler 5 – Gleichbehandlungsgebot ignoriert: Nach 9 Monaten ununterbrochener Überlassung an denselben Betrieb greift das Equal-Pay-Gebot (§ 8 AÜG): Der Leiharbeitnehmer hat Anspruch auf denselben Lohn wie vergleichbare Stammkräfte. Ohne genaue Zeiterfassung lässt sich dies kaum kontrollieren.

Softwarelösung: Leiharbeitnehmer integriert verwalten

Moderne Dienstplan- und Zeiterfassungssoftware ermöglicht es, Leiharbeitnehmer als eigene Mitarbeiterkategorie anzulegen. So können Sie:

• Einsatzdauer und -intensität pro Leiharbeitnehmer überwachen (relevant für das Equal-Pay-Gebot ab 9 Monaten)
• Automatische Zeitstempel per App oder Terminal erfassen – ohne Papierzettel
• Stundenberichte per Klick an den Verleiher exportieren
• Arbeitszeitverstöße automatisch erkennen lassen (Ruhezeiten, Tageshöchstgrenzen)
• Mindestlohn-relevante Dokumentation gesetzeskonform speichern und 2 Jahre archivieren

Aplano beispielsweise bietet die Möglichkeit, externe Mitarbeiter und Leihkräfte in denselben Dienstplan zu integrieren, ohne dass diese unbedingt eine eigene Arbeitgeberrolle erhalten müssen. Die erfassten Zeiten lassen sich als PDF oder Excel-Export direkt an die Zeitarbeitsfirma weitergeben. Das spart im Abrechnungsprozess jede Woche wertvolle Zeit.

Wer noch mit Excel oder Papier arbeitet, sollte spätestens jetzt den Wechsel in Betracht ziehen. Ab wann sich der Wechsel von Excel zu Software lohnt, zeigt unser Vergleichsartikel.

Checkliste: Zeiterfassung für Leiharbeitnehmer rechtssicher gestalten

• ☑ Leiharbeitnehmer vollständig im Dienstplan- und Zeiterfassungssystem anlegen
• ☑ Tägliche Arbeitszeiten (Start, Ende, Pausen) lückenlos erfassen
• ☑ Aufzeichnung spätestens am 7. Folgetag abschließen
• ☑ Zeitnachweise 2 Jahre aufbewahren (digitale Archivierung empfohlen)
• ☑ Arbeitszeitüberschreitungen automatisch überwachen lassen
• ☑ Einsatzdauer je Leiharbeitnehmer verfolgen (Equal-Pay ab 9 Monaten)
• ☑ Stundenberichte regelmäßig und fristgerecht an den Verleiher übermitteln
• ☑ Vor Schichtbeginn Arbeitszeitstand des Tages beim Verleiher erfragen

Mit einer durchdachten digitalen Lösung lässt sich der gesamte Prozess weitgehend automatisieren. Das schützt vor Bußgeldern, erleichtert die Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsfirmen und schafft eine faire, transparente Basis für alle Beteiligten – auch für den Leiharbeitnehmer selbst. Einen Überblick über aktuelle Anbieter finden Sie in unserem Gesamtranking der Dienstplan-Software 2026.

Häufige Fragen

Muss ich als Entleiher die Arbeitszeiten von Leiharbeitnehmern selbst erfassen?

Ja. Gemäß § 17c AÜG und § 17 MiLoG sind Sie als Entleiher verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der Pausen aller eingesetzten Leiharbeitnehmer aufzuzeichnen – spätestens bis zum 7. Folgetag. Diese Aufzeichnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Es reicht nicht aus, sich auf die Zeitarbeitsfirma zu verlassen.

Ab wann gilt das Equal-Pay-Gebot für Leiharbeitnehmer?

Nach § 8 AÜG hat ein Leiharbeitnehmer nach 9 Monaten ununterbrochener Überlassung an denselben Betrieb Anspruch auf denselben Lohn wie vergleichbare Stammkräfte (Equal Pay). Mithilfe einer guten Zeiterfassungs- oder Dienstplansoftware können Sie die Einsatzdauer je Leiharbeitnehmer automatisch verfolgen und rechtzeitig reagieren.