Zeiterfassung in Steuerberatungskanzleien: Was 2026 gilt

Warum Zeiterfassung in der Steuerberatung 2026 kein „nice to have" mehr ist

Steuerberater sind Experten darin, ihren Mandanten bei der Einhaltung gesetzlicher Pflichten zu helfen – doch im eigenen Haus hapert es mitunter an der Umsetzung. Das gilt besonders für die Arbeitszeiterfassung. Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 und dem darauf aufbauenden Arbeitszeitgesetz-Reformentwurf besteht für praktisch alle Arbeitgeber in Deutschland die Pflicht, die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch aufzuzeichnen. Seit 2024 ist die konkrete Umsetzungspflicht schrittweise in Kraft getreten; für Kanzleien mit weniger als 10 Beschäftigten gelten verlängerte Übergangsfristen, die 2026 ebenfalls auslaufen.

Für Steuerberatungskanzleien ergibt sich dabei eine doppelte Herausforderung: Sie müssen nicht nur Arbeitsrecht einhalten, sondern haben gleichzeitig einen eigenen fachlichen Anspruch an Präzision und Dokumentation. Eine Kanzlei, die Mandanten für fehlerhafte Buchhaltung rügt, aber intern keine ordentliche Zeiterfassung betreibt, steht argumentativ schwach da – auch gegenüber dem eigenen Team.

Die rechtlichen Pflichten im Überblick

Das reformierte Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch zu erfassen. Papierzettel und reine Excel-Listen gelten nur noch in definierten Ausnahmefällen als ausreichend. Für Steuerberatungskanzleien bedeutet das konkret:

• Vollerfassung aller Arbeitnehmer: Festangestellte Steuerfachangestellte, Buchhalter, Sekretariat und Auszubildende müssen lückenlos erfasst werden. Auch Teilzeitkräfte sind eingeschlossen.
• Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren: Alle Zeitaufzeichnungen müssen mindestens 24 Monate revisionssicher gespeichert und auf Verlangen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit oder Arbeitsschutzbehörden vorgelegt werden können.
• Einhaltung des ArbZG: Maximal 10 Stunden Arbeitszeit pro Tag (Ausnahme: Ausgleich innerhalb von 6 Monaten auf 8 Stunden im Schnitt), mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen. Gerade in Stoßzeiten – Jahresabschluss, Steuererklärungsfristen im Mai/Dezember – ist die Versuchung groß, diese Grenzen zu ignorieren.
• Mindestlohn-Dokumentation: Für Minijobber und Aushilfen in der Kanzlei (z. B. Empfang, Scanstation) gelten die besonderen Dokumentationspflichten des Mindestlohngesetzes §17. Der Mindestlohn beträgt 2026 bundesweit 12,82 €/Stunde.

Branchenkenner wissen: Laut einer Umfrage des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV) aus 2024 erfassten rund 41 % der Kanzleien mit unter 20 Mitarbeitenden Arbeitszeiten noch vollständig manuell – obwohl 78 % bereits Mandantenzeiten digital über Kanzleisoftware buchten. Die interne Arbeitszeitdokumentation hinkte also der Mandantenabrechnung massiv hinterher.

Mandantenstunden vs. Mitarbeiterstunden: Zwei verschiedene Welten

Viele Steuerberatungskanzleien nutzen bereits spezialisierte Kanzleisoftware wie DATEV, Addison oder Simba, um Honorarabrechnungen nach Stunden zu erstellen. Diese Tools erfassen Projektzeiten je Mandantenauftrag – aber sie sind keine Arbeitszeiterfassung im arbeitsrechtlichen Sinne. Warum? Weil sie typischerweise:

• keine Pausen automatisch berücksichtigen,
• keine Ruhezeiten zwischen Arbeitstagen prüfen,
• keine Überstunden im Sinne des ArbZG ausweisen,
• und keine behörden-tauglichen Berichte im Standardformat exportieren.

Kanzleien benötigen daher ein zweischichtiges System: Die Kanzleisoftware für die Mandantenabrechnung und ein eigenständiges Arbeitszeiterfassungssystem für die Mitarbeiterzeitdokumentation. Idealerweise lassen sich beide Systeme verknüpfen oder zumindest parallel ohne großen Mehraufwand betreiben.

Eine schlanke Lösung wie Aplano bietet genau diese Kombination: Mitarbeitende stempeln sich per App oder Tablet ein und aus, Pausen werden automatisch nach gesetzlichen Vorgaben vorgeschlagen, und Vorgesetzte sehen in Echtzeit, ob Arbeitszeitgrenzen drohen, überschritten zu werden – ohne in die Mandantensoftware eingreifen zu müssen.

Saisonale Spitzen: Fristen als Planungsrisiko

Die Steuerberatung ist eine der fristengetriebenen Branchen schlechthin. Jahresabschlüsse, Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärungen bündeln sich in bestimmten Monaten. Das führt zu vorhersehbaren Überlastungsphasen, in denen Überstunden ohne sorgfältige Planung schnell in eine rechtliche Grauzone gleiten.

Gut geführte Kanzleien lösen das über Arbeitszeitkonten: In ruhigeren Monaten (z. B. Juli/August) werden Minusstunden aufgebaut, die in der Hochsaison abgebaut werden. Entscheidend ist dabei, dass das Arbeitszeitkonto korrekt geführt wird und die Ausgleichsfristen eingehalten werden. Eine Software, die Arbeitszeitkonten automatisch fortschreibt und Warnmeldungen auslöst, wenn ein Konto in eine kritische Zone gerät, ist dabei kein Luxus, sondern Grundausstattung.

Für die Dienstplanung empfiehlt sich zudem eine vorausschauende Personalbedarfsplanung: Wann laufen welche Mandantenfristen? Welche Mitarbeitenden haben in welchem Zeitraum Urlaub geplant? Wer kann im Bedarfsfall als Springer einspringen? Diese Fragen lassen sich mit einer digitalen Schichtplanung deutlich besser beantworten als mit einem geteilten Google-Kalender.

Homeoffice und hybrides Arbeiten: Besonderheiten für Kanzleien

Steuerberatungskanzleien haben den Sprung ins hybride Arbeiten während der Pandemie vollzogen – und viele haben ihn beibehalten. 2026 arbeitet ein erheblicher Teil der Steuerfachangestellten zumindest teilweise im Homeoffice. Das stellt die Zeiterfassung vor zusätzliche Anforderungen:

• Selbsterfassung muss vertrauenswürdig sein: Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst eintragen, muss das System Manipulationen erschweren (z. B. durch Plausibilitätsprüfungen, IP-Logging oder einfache Manager-Freigabeprozesse).
• Erreichbarkeit außerhalb der Kernzeit: Antwortet ein Steuerfachangestellter abends auf Mandantenanfragen, ist das Arbeitszeit – auch im Homeoffice. Systeme, die nur feste Buchungszeiten abbilden, sind hier zu starr.
• Datenschutz beachten: Zeiterfassungsdaten von Homeoffice-Mitarbeitenden dürfen nicht mit Überwachungstools (Bildschirmaufnahmen, Aktivitätstracking) verknüpft werden. Die DSGVO-Konformität der eingesetzten Software ist damit ein explizites Auswahlkriterium.

Praktische Anforderungen an Zeiterfassungssoftware für Kanzleien

Was sollte eine Lösung konkret können, damit sie für eine Steuerberatungskanzlei mit 5 bis 50 Mitarbeitenden taugt?

• Einfaches Ein- und Ausstempeln per App, Browser oder Tablet – für alle Mitarbeitenden, auch ohne viel technisches Vorwissen
• Automatische Pausenerkennung und Erinnerung, wenn gesetzliche Mindestpausen nicht genommen wurden
• Überstundenverwaltung und Arbeitszeitkonto mit Ausgleichsfristen-Warnung
• Urlaubsverwaltung integriert, damit Abwesenheiten und Zeitkonten zusammen sichtbar sind
• Export in gängige Lohnbuchhaltungsformate (DATEV-Schnittstelle besonders relevant)
• Revisionssichere Archivierung aller Zeitdaten für mindestens 2 Jahre
• Rollenbasierte Zugriffsrechte, damit Mitarbeitende nur eigene Daten sehen, Partner und Kanzleiinhaber alle

Einen strukturierten Vergleich verschiedener Lösungen, die diese Kriterien erfüllen, bietet unser Gesamtranking auf dienstplan-vergleich.de.

Fazit: Vorbildfunktion ernst nehmen

Steuerberatungskanzleien haben gegenüber Mandanten eine Vorbildfunktion in Sachen Compliance. Es wäre paradox, Lohnbuchhaltungsmandate zu betreuen und gleichzeitig bei der eigenen Arbeitszeitdokumentation gegen das ArbZG zu verstoßen. Mit einer schlanken, DSGVO-konformen Zeiterfassungslösung – ideal integriert in eine digitale Schicht- und Abwesenheitsplanung – schließen Kanzleien diese Lücke in wenigen Wochen. Der Aufwand für die Einführung ist gering; das Risiko, das ohne Lösung entsteht, ist es nicht. Wer die Einführung strukturiert angehen will, findet in unserem Artikel zur Software-Einführung einen praxisnahen Leitfaden.

Häufige Fragen

Müssen Steuerberatungskanzleien die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden elektronisch erfassen?

Ja. Seit der Reform des Arbeitszeitgesetzes auf Basis des BAG-Urteils von 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland – einschließlich Steuerberatungskanzleien – verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch und nachvollziehbar zu erfassen. Für Kleinstkanzleien mit weniger als 10 Beschäftigten galten verlängerte Übergangsfristen, die 2026 auslaufen.

Kann ich die Mandantenstunden-Erfassung in DATEV oder Addison als Arbeitszeitnachweis verwenden?

Nein. Kanzleisoftware wie DATEV erfasst Projektzeiten für die Mandantenabrechnung, nicht die arbeitsrechtlich relevante Arbeitszeit. Pausen, Ruhezeiten, Überstunden und Ausgleichsfristen werden dort typischerweise nicht nach ArbZG-Vorgaben abgebildet. Für die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung braucht es ein separates, darauf spezialisiertes System.