Feiertagsmanagement im Dienstplan: Was KMU 2026 wissen müssen

Feiertage im Arbeitsrecht: Was gilt grundsätzlich?

In Deutschland gibt es je nach Bundesland zwischen 9 und 13 gesetzliche Feiertage pro Jahr. Bundesweit anerkannte Feiertage sind zum Beispiel Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Tag der Arbeit (1. Mai), Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Tag der Deutschen Einheit (3. Oktober) sowie die Weihnachtstage. Hinzu kommen bundeslandspezifische Feiertage wie Fronleichnam, Allerheiligen oder der Reformationstag.

Grundlage ist das Feiertagsrecht der jeweiligen Bundesländer sowie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Nach § 9 ArbZG gilt ein grundsätzliches Beschäftigungsverbot an Sonn- und Feiertagen. Arbeitnehmer dürfen an diesen Tagen nicht beschäftigt werden – es sei denn, es liegt eine gesetzlich anerkannte Ausnahmeregelung vor.

Ausnahmen existieren für zahlreiche Branchen: Gastronomie, Pflege, Sicherheitsdienste, Transportgewerbe, Produktion mit kontinuierlichem Betrieb und viele mehr. Für KMU in diesen Bereichen ist die Frage nicht ob, sondern wie Feiertage rechtssicher in den Dienstplan integriert werden.

Wer darf an Feiertagen arbeiten?

Arbeitnehmer dürfen an Feiertagen eingesetzt werden, wenn:

• der Betrieb einer der gesetzlich geregelten Ausnahmen nach § 10 ArbZG entspricht (z. B. Notfallversorgung, Gastronomie, Verkehr, Medien),
• ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung die Feiertagsarbeit regelt,
• die Aufsichtsbehörde eine Ausnahmegenehmigung erteilt hat.

Wichtig: Ein bloßer betrieblicher Bedarf reicht nicht aus. Wer Mitarbeitende ohne Rechtsgrundlage an Feiertagen einplant, riskiert Bußgelder bis zu 15.000 Euro gemäß § 22 ArbZG.

Feiertagszuschläge: Pflicht oder Kür?

Viele Arbeitgeber glauben, Feiertagszuschläge seien gesetzlich vorgeschrieben. Das stimmt so nicht. Das Arbeitszeitgesetz regelt nicht, dass Feiertagsarbeit finanziell besser vergütet werden muss. Die Verpflichtung zur Zahlung von Zuschlägen ergibt sich ausschließlich aus:

• einem geltenden Tarifvertrag,
• einer Betriebsvereinbarung,
• einer einzelvertraglichen Regelung (Arbeitsvertrag),
• oder einer betrieblichen Übung (wiederholte freiwillige Zahlung über mehrere Jahre).

Branchenübliche Feiertagszuschläge liegen laut einer Auswertung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) zwischen 25 % und 150 % des Grundlohns – je nach Branche, Tarifvertrag und Lage des Feiertags. In der Pflege etwa sehen viele Tarifverträge 35 % Zuschlag vor, im Einzelhandel (HDE-Tarifvertrag) sind es häufig 50–75 % auf Feiertage, die auf einen Werktag fallen.

Selbst wenn kein Tarifvertrag gilt: Wer Feiertagszuschläge im Arbeitsvertrag vereinbart, kann diese steuerlich attraktiv gestalten. Nach § 3b EStG sind Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntagsarbeit bis 50 %, für Feiertagsarbeit bis 125 % und für den 24./31. Dezember sowie den 25./26. Dezember bis 150 % des Grundlohns (max. 50 €/Stunde Berechnungsgrundlage) lohnsteuerfrei. Das ist ein konkreter Vorteil, den viele KMU nicht ausschöpfen.

Feiertagsarbeit und Freizeitausgleich

Wer an einem Feiertag arbeitet, der auf einen Werktag fällt, hat gemäß § 11 Abs. 3 ArbZG Anspruch auf einen Ersatzruhetag – und zwar innerhalb von acht Wochen. Dieser Anspruch besteht unabhängig von tariflichen Zuschlagsregeln. Für die Dienstplanung bedeutet das: Der Ersatzruhetag muss systematisch erfasst und eingeplant werden, sonst entstehen Rückstände, die rechtlich wie Überstunden behandelt werden können.

Gut geeignete Dienstplan-Software bildet solche Ausgleichsansprüche automatisch ab – ähnlich wie bei Arbeitszeitkonten für KMU. Wer Ersatzruhetage händisch in Excel verwaltet, verliert schnell den Überblick, sobald mehrere Mitarbeitende betroffen sind.

Praxistipps: Feiertage im Dienstplan rechtssicher abbilden

1. Feiertagskalender je Bundesland hinterlegen

Unternehmen mit Standorten in mehreren Bundesländern müssen für jeden Standort den richtigen Feiertagskalender verwenden. Bayern hat 13 gesetzliche Feiertage, Berlin nur 9 – das macht jährlich bis zu vier Tage Unterschied in der Planung. Moderne Dienstplan-Software erkennt den Standort und lädt automatisch den passenden Feiertagskalender. So entstehen keine falschen Schichten und keine ungeplanten Lohnkosten.

2. Zuschlagsregeln technisch hinterlegen

Feiertagszuschläge sollten nicht manuell berechnet, sondern direkt in der Lohnlogik der Planungssoftware verankert sein. Das verhindert Fehler bei der Abrechnung und stellt sicher, dass die steuerfreien Höchstgrenzen nach § 3b EStG eingehalten werden. Wie Schichtzulagen und Nachtzuschläge dabei zusammenspielen, ist ebenfalls relevant – denn Feiertags- und Nachtzuschläge können kumulieren.

3. Freiwilligkeitsprinzip und Mitarbeiterzufriedenheit

Feiertagsdienste sind für viele Mitarbeitende eine Belastung – besonders wenn sie wiederholt auf dieselben Personen fallen. Wer Feiertage fair nach einem Rotationsprinzip verteilt und Wünsche systematisch erfasst, stärkt die Mitarbeiterbindung. Das zahlt sich aus: Laut einer Forsa-Umfrage aus 2025 nennen 41 % der Beschäftigten in Schichtbetrieben „unfaire Feiertagsplanung" als einen der drei häufigsten Kündigungsgründe. Mehr dazu im Artikel Mitarbeiterbindung durch faire Dienstpläne.

4. Besondere Gruppen beachten

Jugendliche unter 18 Jahren dürfen gemäß § 17 JArbSchG grundsätzlich nicht an Sonn- und Feiertagen beschäftigt werden – mit eng begrenzten Ausnahmen in wenigen Branchen (z. B. Gastronomie, Landwirtschaft). Schwangere und stillende Mütter unterliegen zusätzlichen Schutzvorschriften nach dem MuSchG. Wer diese Einschränkungen nicht automatisch in der Planung berücksichtigt, riskiert Verstöße. Mehr dazu im Artikel Mutterschutz & Elternzeit im Dienstplan.

5. Dokumentationspflichten nicht vergessen

Feiertagsarbeit muss wie alle Mehrarbeit dokumentiert werden – spätestens seit dem BAG-Urteil von 2022 (Az. 5 AZR 359/21) und der daraus folgenden Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Konkret bedeutet das: Beginn, Ende und Dauer der Feiertagsschicht müssen aufgezeichnet und für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer das über eine integrierte Zeiterfassung löst, spart erheblichen Aufwand – wie im Artikel Zeiterfassung & Dienstplanung integriert beschrieben.

Software-Unterstützung: Was gute Tools leisten

Eine leistungsfähige Dienstplan-Software nimmt Planern beim Feiertagsmanagement erhebliche Last ab. Folgende Funktionen sollten 2026 Standard sein:

• Automatischer Feiertagskalender je Bundesland und Standort
• Regelbasierte Zuschlagsberechnung nach Tarifvertrag oder individuellen Vorgaben
• Warnmeldungen bei Verstößen gegen ArbZG (z. B. fehlender Ersatzruhetag)
• Ausgleichszeitkonto zur automatischen Erfassung von Ersatzruhetagen
• Mitarbeiter-App zur Abfrage von Feiertagswünschen und Verfügbarkeiten
• Exportfunktion für lohnrelevante Daten inkl. steuerfreier Zuschläge

Aplano etwa bietet bundeslandspezifische Feiertagskalender, automatische Zuschlagsregeln und eine integrierte Zeiterfassung – sodass Ersatzruhetage und Lohnexporte direkt aus einer Oberfläche heraus verwaltet werden können. Eine Übersicht weiterer Lösungen bietet unser Gesamtranking.

Fazit: Feiertage als Planungsaufgabe ernst nehmen

Feiertagsmanagement ist weit mehr als das Markieren roter Tage im Kalender. Es umfasst Rechtskonfirmität, faire Verteilung, korrekte Zuschlagsberechnung und lückenlose Dokumentation. KMU, die das systematisch angehen – idealerweise mit Software-Unterstützung –, schützen sich vor Bußgeldern, reduzieren Verwaltungsaufwand und verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit spürbar. Wer 2026 noch mit manuellen Tabellen arbeitet, unterschätzt das Risikopotenzial dieses vermeintlich kleinen Planungsthemas.

Häufige Fragen

Müssen Feiertagszuschläge gesetzlich bezahlt werden?

Nein, das Arbeitszeitgesetz schreibt keine Feiertagszuschläge vor. Die Pflicht zur Zahlung ergibt sich erst aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem Arbeitsvertrag oder einer betrieblichen Übung. Allerdings sind Zuschläge bis zu bestimmten Grenzen nach § 3b EStG lohnsteuerfrei, was sie für Arbeitgeber und Arbeitnehmer attraktiv macht.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter an einem Feiertag arbeitet und keinen Ersatzruhetag bekommt?

Wer an einem auf einen Werktag fallenden Feiertag arbeitet, hat nach § 11 Abs. 3 ArbZG Anspruch auf einen Ersatzruhetag innerhalb von acht Wochen. Wird dieser nicht gewährt, entsteht ein Anspruch, der wie nicht ausgeglichene Mehrarbeit behandelt werden kann. Außerdem drohen Bußgelder durch die Arbeitsschutzbehörde.