Zeiterfassung für Aushilfen & Aushilfskräfte: Was KMU 2026 wissen müssen

Warum Aushilfen ein eigenes Zeiterfassungsthema sind

Ob an der Supermarktkasse, im Gastronomiebetrieb oder im Lager: Aushilfen und kurzfristig Beschäftigte sind in vielen KMU unverzichtbar – und gleichzeitig die Gruppe, bei der Zeiterfassungsfehler am häufigsten vorkommen. Das liegt oft an der verbreiteten Annahme, dass für Aushilfen weniger Pflichten gelten als für Festangestellte. Das Gegenteil ist der Fall.

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 und der deutschen Umsetzungspflicht gilt: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer systematisch erfassen – also auch für kurzfristig Beschäftigte, Aushilfen und Studenten im Ferienjob. Ergänzend schreibt das Mindestlohngesetz (MiLoG) seit 2015 eine engmaschige Dokumentationspflicht für bestimmte Beschäftigtengruppen vor, die 2026 unverändert gilt.

Wen betrifft die verschärfte Dokumentationspflicht nach MiLoG?

Das MiLoG verpflichtet Arbeitgeber in bestimmten Branchen und bei bestimmten Beschäftigtengruppen zu besonders lückenloser Arbeitszeitaufzeichnung. Diese Pflicht gilt – unabhängig von der Branche – für:

• Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) mit einem Verdienst bis 538 Euro monatlich (Stand 2026)
• Kurzfristig Beschäftigte, die nicht in der Rentenversicherung pflichtversichert sind
• Arbeitnehmer in Branchen mit erhöhtem Missbrauchsrisiko (z. B. Bau, Gastronomie, Transport, Gebäudereinigung, Zeitarbeit)

Für diese Gruppen müssen Beginn, Ende und Dauer des Arbeitstags spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags schriftlich festgehalten werden. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren – und im Falle einer Prüfung durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) unmittelbar vorzulegen.

Bußgeldfalle: Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht nach MiLoG drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Einzelfall. Der Deutsche Zoll führte 2024 bundesweit rund 57.000 Prüfungen durch und stellte dabei bei etwa jeder fünften kontrollierten Aushilfe Mängel in der Zeiterfassung fest (Quelle: Bundeszollverwaltung, Jahresbericht 2024).

Kurzfristige Beschäftigung: Die 70-Tage-Regel im Überblick

Viele Betriebe setzen Aushilfen als sogenannte kurzfristig Beschäftigte ein. Das ist sozialversicherungsrechtlich attraktiv, weil weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge in voller Höhe zahlen – sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind:

• Die Beschäftigung ist auf maximal 70 Arbeitstage oder 3 Monate im Kalenderjahr begrenzt
• Sie wird nicht berufsmäßig ausgeübt (kein regelmäßiges Einkommen aus dieser Tätigkeit)
• Mehrere kurzfristige Beschäftigungen werden zusammengerechnet

Wird die 70-Tage-Grenze überschritten, entsteht rückwirkend Sozialversicherungspflicht – inklusive Nachzahlungen und Säumniszuschlägen. Eine präzise Zeiterfassung ist daher nicht nur eine arbeitsrechtliche, sondern auch eine sozialversicherungsrechtliche Notwendigkeit. Mehr zur Minijob-Zeiterfassung lesen Sie in unserem Artikel Zeiterfassung für Minijobber: Was KMU 2026 wissen müssen.

Typische Fehler bei der Zeiterfassung von Aushilfen

In der Praxis begegnen uns immer wieder dieselben Schwachstellen. Die fünf häufigsten Fehler:

• Handzettel statt System: Papierlisten gehen verloren, sind unleserlich oder werden nachträglich verändert – im Falle einer Prüfung ein ernstes Problem.
• Kein Erfassen von Pausen: Pausen müssen separat ausgewiesen werden. Wer nur Beginn und Ende notiert, ohne Pausen abzuziehen, riskiert eine fehlerhafte Lohnabrechnung.
• Vergessene Kumulierung: Beschäftigt ein Betrieb dieselbe Aushilfe bei mehreren Einsätzen, zählen alle Tage zusammen. Wer dies nicht systemseitig prüft, überschreitet schnell die 70-Tage-Grenze.
• Fehlender Abgleich mit dem Mindestlohn: Der gesetzliche Mindestlohn liegt 2026 bei 12,82 Euro brutto pro Stunde. Auf Stundenbasis muss sichergestellt sein, dass keine Unterschreitung vorliegt – was nur mit exakten Stundennachweisen funktioniert.
• Zu späte Erfassung: Wird der Arbeitstag erst Tage später nachgetragen, verletzt das bereits die gesetzliche 7-Tages-Frist.

Digitale Zeiterfassung für Aushilfen: Was die Lösung können muss

Eine gute Zeiterfassungssoftware nimmt dem Betrieb genau diese Fehlerquellen ab. Konkret sollte die Lösung für den Einsatz mit Aushilfen folgende Funktionen bieten:

• Einfaches Einstempeln per App oder Terminal: Aushilfen brauchen keine aufwendige Einarbeitung. Ein QR-Code-Login oder PIN-basiertes Einstempeln ist ideal.
• Automatische Pausenerfassung: Gesetzliche Mindestpausen (30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden) sollten automatisch angemahnt oder eingetragen werden.
• Tageszähler für kurzfristige Beschäftigung: Die Software sollte per Person zählen, wie viele Arbeitstage im laufenden Kalenderjahr bereits erfasst wurden, und bei Annäherung an die 70-Tage-Grenze warnen.
• Export für Prüfungen: Dokumentenexporte im PDF- oder CSV-Format sollten auf Knopfdruck verfügbar sein – für den Zoll oder den Steuerberater.
• DSGVO-konforme Datenhaltung: Personenbezogene Arbeitszeitdaten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie gesetzlich vorgeschrieben – und müssen gegen unbefugten Zugriff geschützt sein.

Lösungen wie Aplano bieten all diese Funktionen in einem Paket, das auch für kleine Betriebe mit wechselnden Aushilfen ohne großen IT-Aufwand nutzbar ist. Wer noch unentschlossen ist, welche Software passt, findet im Gesamtranking einen strukturierten Vergleich.

Praktisches Beispiel: Restaurantbetrieb mit saisonalen Aushilfen

Ein Restaurant mit 12 Festangestellten beschäftigt in der Hochsaison (April bis Oktober) regelmäßig 6–8 Aushilfen. Früher wurden die Stunden auf einem Wandkalender notiert – mit dem Ergebnis: Bei einer Zollprüfung im Herbst 2023 fehlten für drei Aushilfen vollständige Aufzeichnungen, was zu einem Bußgeld von insgesamt 8.400 Euro führte.

Nach der Umstellung auf eine digitale Zeiterfassungslösung stempeln die Aushilfen seither per Tablet am Eingang ein und aus. Pausen werden automatisch erfasst, und der Inhaber sieht auf einen Blick, wie viele Arbeitstage jede Aushilfe im Kalenderjahr bereits geleistet hat. Der administrative Aufwand sank nach eigenen Angaben um rund 3 Stunden pro Woche – bei gleichzeitig lückenloser Compliance.

Aushilfen in der Dienstplanung: Der Zusammenhang zur Schichtplanung

Zeiterfassung und Dienstplanung gehören bei Aushilfen besonders eng zusammen: Wer Aushilfen flexibel einsetzt, muss schon bei der Planung sicherstellen, dass Ruhezeiten (mindestens 11 Stunden zwischen zwei Schichten gemäß ArbZG) eingehalten werden. Eine integrierte Lösung, die Dienstplan und Zeiterfassung verbindet, vermeidet doppelte Datenpflege und reduziert Planungsfehler. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel Zeiterfassung & Dienstplanung integriert: So sparen KMU 2026.

Gerade für Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel oder Eventbetriebe, die stark auf flexible Aushilfskräfte angewiesen sind, lohnt sich der Blick auf kombinierte Systeme. Eine Software, die beim Erstellen des Dienstplans bereits auf Qualifikationen, Verfügbarkeiten und den aktuellen Tageszähler der kurzfristigen Beschäftigung hinweist, spart nicht nur Zeit, sondern schützt vor kostspieligen Fehlern.

Checkliste: Zeiterfassung für Aushilfen rechtssicher gestalten

• ✅ Beginn, Ende und Pausen aller Aushilfen täglich erfassen
• ✅ Aufzeichnungen spätestens nach 7 Kalendertagen abschließen
• ✅ Unterlagen mindestens 2 Jahre aufbewahren (digital oder in Papierform)
• ✅ 70-Tage-Grenze bei kurzfristig Beschäftigten überwachen
• ✅ Mindestlohnzahlung auf Stundenbasis sicherstellen und dokumentieren
• ✅ Ruhezeiten gemäß ArbZG auch bei Aushilfen einhalten
• ✅ Datenschutzkonforme Speicherung und Zugriffsbeschränkung sicherstellen

Häufige Fragen

Müssen Aushilfen und kurzfristig Beschäftigte genauso zeiterfasst werden wie Festangestellte?

Ja. Das Mindestlohngesetz und die aktuelle Rechtsprechung verlangen für Aushilfen und kurzfristig Beschäftigte eine lückenlose Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – spätestens sieben Kalendertage nach dem jeweiligen Arbeitstag. Die Unterlagen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Was passiert, wenn die 70-Tage-Grenze bei kurzfristiger Beschäftigung überschritten wird?

Wird die Grenze von 70 Arbeitstagen (oder 3 Monaten) im Kalenderjahr überschritten, entsteht rückwirkend volle Sozialversicherungspflicht für das gesamte Beschäftigungsverhältnis. Arbeitgeber müssen dann Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen, ggf. zuzüglich Säumniszuschlägen. Eine software-gestützte Überwachung des Tageszählers ist daher dringend empfohlen.