Zeiterfassung für Minijobber: Was KMU 2026 wissen müssen

Warum Zeiterfassung bei Minijobbern besonders wichtig ist

Rund 6,7 Millionen geringfügig Beschäftigte gibt es laut Bundesagentur für Arbeit aktuell in Deutschland – ein Großteil davon in kleinen und mittelständischen Unternehmen aus Gastronomie, Einzelhandel, Reinigung und Pflege. Was viele Arbeitgeber unterschätzen: Für Minijobber gelten dieselben Arbeitszeitschutzvorschriften wie für Vollzeitkräfte, ergänzt durch besondere Dokumentationspflichten aus dem Mindestlohngesetz (MiLoG).

Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und der darauf folgenden Verschärfung des deutschen Arbeitszeitgesetzes steht fest: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten systematisch erfassen. Für geringfügig Beschäftigte gilt darüber hinaus § 17 MiLoG, der eine schriftliche Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit vorschreibt – und zwar spätestens bis zum Ende des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages. Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Bußgeldrisiko nicht unterschätzen: Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro pro Einzelfall geahndet werden. Laut Zollverwaltung wurden 2024 bei bundesweiten Kontrollen in der Schwarzarbeitbekämpfung knapp 40 % der geprüften Betriebe mit Minijobbern beanstandet.

Die wichtigsten Rechtspflichten im Überblick

1. Entgeltgrenze 2026

Die monatliche Entgeltgrenze für Minijobs liegt seit dem 1. Januar 2025 bei 556 Euro und ist dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt. Bei einem Mindestlohn von 12,82 Euro je Stunde (Stand: Januar 2025) und einem Berechnungsfaktor von 43,33 ergibt sich diese Grenze rechnerisch. Steigt der Mindestlohn, steigt automatisch auch die Minijob-Grenze. Überschreitet ein Mitarbeiter die Grenze dauerhaft, wird das Beschäftigungsverhältnis sozialversicherungspflichtig – ohne explizite Kündigung des alten Vertrags. Genau deshalb ist eine lückenlose Stundendokumentation so entscheidend: Nur wer die geleisteten Stunden kennt, kann rechtzeitig gegensteuern.

2. Arbeitszeitschutz gilt uneingeschränkt

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) unterscheidet nicht zwischen Vollzeit und Minijob. Auch geringfügig Beschäftigte dürfen nicht mehr als 10 Stunden täglich arbeiten, müssen Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Schichten einhalten, und bei Schichten über 6 Stunden sind Pausen vorgeschrieben. Wer als Arbeitgeber diese Regeln auf dem Zettel hat, aber die Zeiten nicht dokumentiert, kann im Streitfall nichts beweisen. Mehr dazu, was Software konkret prüfen sollte, lesen Sie in unserem Artikel zur ArbZG-Konformität bei der Dienstplanung.

3. Besondere Regelungen für bestimmte Branchen

In Branchen mit erhöhtem Prüfrisiko – Gastronomie, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Spedition – kontrolliert der Zoll besonders häufig. Für diese Betriebe empfiehlt sich eine digitale Zeiterfassung, die Aufzeichnungen manipulationssicher speichert und auf Anfrage exportiert werden kann. Einen Überblick über branchenspezifische Besonderheiten finden Sie etwa in unseren Artikeln zur Zeiterfassung in der Gastronomie und zur Zeiterfassung im Reinigungsgewerbe.

Typische Fehler bei der Zeiterfassung von Minijobbern

Fehler 1: Stunden nur im Kopf verwalten

Viele inhabergeführte Betriebe verlassen sich auf mündliche Absprachen oder lose Stundenzettel auf Papier. Das reicht nicht aus. Im Prüffall muss der Arbeitgeber nachweisen können, wann der Minijobber genau gearbeitet hat – und zwar für bis zu zwei Jahre rückwirkend. Ein unlesbarer Zettelstapel überzeugt den Zoll nicht.

Fehler 2: Nur Gesamtstunden erfassen, nicht Beginn und Ende

§ 17 MiLoG verlangt ausdrücklich Beginn und Ende der Arbeitszeit, nicht nur die Summe der Stunden. Wer nur „6 Stunden" aufschreibt, ohne Anfangs- und Endzeit, erfüllt die gesetzliche Pflicht nicht.

Fehler 3: Überstunden nicht im Blick behalten

Arbeitet ein Minijobber regelmäßig mehr als vereinbart, steigt das Risiko, die Entgeltgrenze zu überschreiten. Ohne Echtzeit-Überblick über die geleisteten Stunden und den daraus resultierenden Monatsverdienst entsteht eine empfindliche rechtliche Grauzone. Eine gute Dienstplan-Software warnt automatisch, wenn ein Minijobber in einem Monat kurz vor der Gehaltsgrenze steht.

Fehler 4: Keine Aushilfen im Dienstplan integriert

Gelegentliche Aushilfen werden oft komplett aus dem Dienstplan herausgehalten und manuell abgerechnet. Das führt dazu, dass Überstunden, Krankmeldungen und Urlaubstage nicht erfasst werden. Besser: Auch Minijobber vollständig in den digitalen Dienstplan aufnehmen. Wie sich das Minijobber-Management im Dienstplan strukturieren lässt, lesen Sie in unserem Praxisartikel dazu.

So sieht eine rechtssichere Zeiterfassung für Minijobber aus

Eine rechtskonforme Lösung muss folgende Mindestanforderungen erfüllen:

• Erfassung von Beginn, Ende und Dauer jeder Arbeitsschicht
• Digitale und manipulationssichere Speicherung für mindestens zwei Jahre
• Export-Funktion für Prüfungen durch den Zoll oder das Finanzamt
• Warnsystem bei drohender Überschreitung der Entgeltgrenze
• Mobiler Zugriff für Minijobber, die keinen festen Arbeitsplatz haben
• Verknüpfung mit dem Dienstplan, damit Soll- und Ist-Stunden jederzeit verglichen werden können

Softwarelösungen wie Aplano verbinden digitale Zeiterfassung und Dienstplanung in einer Oberfläche. Minijobber können sich per App oder Browser einstempeln, der Arbeitgeber sieht in Echtzeit, wie viele Stunden im laufenden Monat bereits geleistet wurden – und ob die Entgeltgrenze in Sichtweite gerät. Mehr zum Vergleich verfügbarer Lösungen finden Sie in unserer Gesamtranking-Übersicht.

Praktische Empfehlungen für den Alltag

Neben der richtigen Software helfen klare interne Prozesse:

• Arbeitsvertrag schriftlich aufsetzen – mit klarer Regelung der Wochenstundenzahl und dem Hinweis auf die Entgeltgrenze
• Monatliche Stunden-Checks einführen: Spätestens nach drei Wochen eines Monats prüfen, ob der Minijobber auf Kurs liegt
• Spontanschichten dokumentieren: Auch kurzfristige Einspringer müssen erfasst werden – am besten direkt per App, damit nichts verloren geht
• Urlaubsanspruch nicht vergessen: Minijobber haben Anspruch auf bezahlten Urlaub nach dem BUrlG – auch dieser sollte im System hinterlegt sein
• Nachträgliche Korrekturen schriftlich festhalten: Wird eine Schicht nachträglich geändert, muss die Korrektur dokumentiert und datiert sein

Gerade für KMU, die viele Minijobber gleichzeitig beschäftigen – etwa in der Gastronomie während Stoßzeiten oder im Einzelhandel vor Weihnachten – lohnt sich der Blick auf integrierte Lösungen, die Zeiterfassung und Dienstplanung verbinden.

Fazit: Kein Minijob ohne lückenlose Zeiterfassung

Die Zeiterfassung für Minijobber ist kein optionaler Service, sondern gesetzliche Pflicht mit echten Bußgeldrisiken. Wer noch mit Handzetteln und Excel-Tabellen arbeitet, sollte 2026 den Schritt zur digitalen Lösung wagen. Das schützt nicht nur vor Kontrollen durch den Zoll, sondern hilft auch dabei, die Entgeltgrenze im Blick zu behalten und teure Versehen – wie den ungewollten Übergang in die Sozialversicherungspflicht – zu vermeiden. Eine Software, die Dienstplan und Zeiterfassung zusammenführt, amortisiert sich meist schon nach dem ersten vermiedenen Bußgeldbescheid.

Häufige Fragen

Müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten von Minijobbern wirklich täglich aufzeichnen?

Ja. § 17 MiLoG schreibt vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages schriftlich oder elektronisch aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Was passiert, wenn ein Minijobber die Entgeltgrenze überschreitet?

Überschreitet ein Minijobber die monatliche Entgeltgrenze (2026: 556 Euro) dauerhaft und nicht nur in seltenen Ausnahmefällen, wird das Beschäftigungsverhältnis sozialversicherungspflichtig. Arbeitgeber müssen dann rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen, was erhebliche Kosten verursachen kann.