Zeiterfassung in Sportvereinen: Was 2026 gilt

Warum Zeiterfassung im Sportverein 2026 kein Randthema mehr ist

Lange galt der Sportverein als Sonderfall: gemeinnützig, ehrenamtlich geprägt, irgendwie außerhalb der normalen Arbeitswelt. Doch seit dem BAG-Beschluss von 2022 und der darauf folgenden politischen Debatte um das Arbeitszeitgesetz ist klar: Wer sozialversicherungspflichtige oder geringfügig entlohnte Arbeitnehmer beschäftigt, muss deren Arbeitszeit systematisch erfassen – unabhängig davon, ob es sich um einen eingetragenen Verein, eine Kapitalgesellschaft oder eine GmbH handelt. Für Sportvereine bedeutet das konkret: Übungsleiter, die monatlich mehr als 556 Euro (Übungsleiterpauschale 2026) verdienen und dabei angestellten Status haben, Platzwarte, Bürokräfte, Reinigungspersonal und Kassenwarte im Minijob sind alle betroffen.

Laut dem Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) gibt es in Deutschland rund 87.000 Sportvereine mit insgesamt etwa 7,5 Millionen Mitgliedern – und schätzungsweise 600.000 bezahlten Beschäftigungsverhältnissen neben dem Ehrenamt.

Wer in diesem Umfeld keine verlässliche Zeiterfassung hat, bewegt sich 2026 auf dünnem Eis. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls intensiviert ihre Prüfungen auch in Vereinsstrukturen. Fehlt die Dokumentation, drohen Nachzahlungen und Bußgelder – im schlimmsten Fall bis zu 30.000 Euro je Verstoß nach § 23 MiLoG.

Die drei häufigsten Beschäftigungsmodelle im Sportverein

1. Übungsleiter und Trainer mit Übungsleiterpauschale

Die Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG) liegt 2026 bei 3.000 Euro jährlich, also 250 Euro monatlich. Wer als Trainer nur diese Pauschale erhält, gilt nicht als Arbeitnehmer – und fällt damit grundsätzlich nicht unter die Zeiterfassungspflicht nach ArbZG. Sobald aber ein darüberhinausgehendes Beschäftigungsverhältnis besteht, gelten die vollen arbeitsrechtlichen Regeln. Viele Vereine unterschätzen diesen Übergang. Ein Beispiel: Ein Fußballtrainer erhält 200 Euro als Übungsleiterpauschale und zusätzlich 400 Euro als Minijob für Bürotätigkeiten. Für den Minijob-Anteil greift die volle Zeiterfassungspflicht nach Mindestlohngesetz.

2. Minijobber im Verein

Platzwarte, Reinigungskräfte, Gastronomiehelfer an der Vereinstheke, Einlassdienst beim Wettkampf – all das sind klassische Minijob-Tätigkeiten im Vereinsumfeld. Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für geringfügig Beschäftigte aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Papierzettel erfüllen die Pflicht formal, sind aber fehleranfällig und in einer Prüfungssituation schwer zu verteidigen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel Zeiterfassung für Minijobber: Was KMU 2026 wissen müssen.

3. Sozialversicherungspflichtige Vollzeit- und Teilzeitkräfte

Geschäftsführer, hauptamtliche Sportkoordinatoren oder Physiotherapeuten in größeren Vereinen mit angestellten Status unterliegen dem vollen ArbZG. Das bedeutet: Maximal 10 Stunden Arbeitszeit pro Tag (bei 8 Stunden Regelarbeitszeit und zwei zulässigen Überstunden je Periode), Mindestruhezeit von 11 Stunden und die Pflicht zur Aufzeichnung. Gerade bei geteilten Diensten – morgens Kursbetreuung, abends Wettkampfbegleitung – summieren sich Stunden schnell. Ohne digitale Erfassung verlieren Vereine schnell den Überblick.

Besondere Herausforderungen: Ehrenamt vs. Bezahlung klar trennen

Die größte Grauzone im Verein ist die Vermischung von Ehrenamt und entgeltlicher Tätigkeit. Ein Vereinsmitglied, das samstags freiwillig beim Aufbau hilft und sonntags als bezahlter Hallenwart eingesetzt wird, muss in zwei getrennten "Welten" erfasst werden. Nur die bezahlten Stunden sind zeiterfassungspflichtig – aber genau diese Trennung gelingt manuell kaum sauber. Digitale Dienstplantools mit Rollenkonzepten (Ehrenamt, Minijob, Festanstellung) helfen dabei erheblich.

Hinzu kommt die Frage der Scheinselbstständigkeit bei Trainern. Wer als "freier Mitarbeiter" firmiert, aber faktisch weisungsgebunden und regelmäßig für den Verein tätig ist, kann von der Deutschen Rentenversicherung im Rahmen einer Statusprüfung als Arbeitnehmer eingestuft werden. In solchen Fällen werden rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge fällig – inklusive Arbeitgeberanteilen für bis zu vier Jahre. Eine lückenlose Zeiterfassung ist dann auch retrospektiv ein wichtiges Argument.

Praktische Lösungsansätze für Sportvereine

Digitale Stempeluhr oder App

Kleine Vereine mit wenigen Mitarbeitern fahren oft gut mit einer einfachen Web-App, über die Mitarbeiter per Smartphone ein- und ausstempeln. Wichtig ist, dass Beginn, Ende und Pausen automatisch protokolliert werden und die Daten exportierbar sind – für die Steuerberatung, die Lohnbuchhaltung oder eine mögliche FKS-Prüfung. Mehr zur Entscheidung zwischen Stempeluhr und App finden Sie hier: Zeiterfassung per Stempeluhr oder App: Was KMU 2026 wissen müssen.

Integration mit der Dienstplanung

Wer Dienstplanung und Zeiterfassung trennt, hat doppelten Aufwand. Besser ist ein integriertes System, das den geplanten Dienst direkt mit der tatsächlich gestempelten Zeit abgleicht. Differenzen – etwa wenn ein Hallenwart 30 Minuten früher anfängt oder eine Reinigungskraft länger bleibt – werden sofort sichtbar und können nachvollziehbar dokumentiert werden. Tools wie Aplano bieten genau diese Kombination: Schichtplanung und Zeiterfassung in einem System, das auch für kleinere Organisationen wie Sportvereine skaliert.

Urlaubsverwaltung nicht vergessen

Selbst bei Minijobbern, die nach Stundenlohn vergütet werden, entstehen Urlaubsansprüche. Ein Minijobber mit regelmäßig vier Arbeitstagen pro Woche hat Anspruch auf 16 Werktage Urlaub pro Jahr (bei 6-Tage-Woche: 24 Tage Minimalanspruch, anteilig umgerechnet). Auch das muss dokumentiert werden. Eine digitale Lösung, die Urlaubskonten automatisch mitführt, spart hier erheblichen administrativen Aufwand.

Aufbewahrungsfristen und DSGVO

Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Vereine müssen sicherstellen, dass die Daten nur für zulässige Zwecke verarbeitet, ausreichend gesichert und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Nach § 17 MiLoG beträgt die Aufbewahrungsfrist für Mindestlohn-Dokumentationen mindestens zwei Jahre. Steuerrechtlich (§ 147 AO) können Lohnunterlagen sogar zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sein. Eine cloudbasierte Lösung mit automatischer Datenhaltung und Zugriffsprotokolle erleichtert die DSGVO-konforme Handhabung erheblich. Mehr zum Thema Datenschutz in der Dienstplanung lesen Sie in unserem Artikel DSGVO und Dienstplanung: Worauf Unternehmen 2026 achten müssen.

Schritt-für-Schritt: Zeiterfassung im Verein einführen

• Bestandsaufnahme: Welche Beschäftigungsverhältnisse gibt es? Minijob, Teilzeit, Vollzeit, freie Mitarbeit, Ehrenamt – sauber kategorisieren.
• Vertragsprüfung: Stimmen Verträge mit der gelebten Praxis überein? Scheinselbstständigkeit ausschließen.
• Tool auswählen: Für Vereine mit bis zu 20 Mitarbeitern reicht oft eine günstige SaaS-Lösung (ab ca. 2–4 Euro pro Nutzer/Monat).
• Mitarbeiter schulen: Kurze Einweisung per Video oder Präsenztermin – Akzeptanz ist entscheidend für Vollständigkeit der Daten.
• Prozesse festlegen: Wer prüft die Zeiterfassungen wöchentlich? Wer gibt Korrekturen frei?
• Schnittstellen aktivieren: Lohnbuchhaltung, Steuerberater und Zeiterfassung möglichst direkt verbinden.

Gerade für Vereine, die bislang mit Excel-Tabellen und handschriftlichen Listen gearbeitet haben, lohnt sich der Umstieg auf eine Software auch wirtschaftlich: Studien zeigen, dass digitale Zeiterfassung den administrativen Aufwand in kleinen Organisationen um 40–60 % reduzieren kann. Wenn der Geschäftsführer oder der Vorstand bisher monatlich vier Stunden mit der Stundenkontrolle verbracht hat, ist das schnell amortisiert.

Häufige Fragen

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für ehrenamtliche Helfer im Sportverein?

Nein. Ehrenamtliche Tätigkeiten ohne Vergütung oder nur mit einer Ehrenamtspauschale (bis 960 Euro/Jahr, § 3 Nr. 26a EStG) begründen kein Arbeitsverhältnis und unterliegen damit nicht der gesetzlichen Zeiterfassungspflicht. Sobald jedoch ein entgeltliches Beschäftigungsverhältnis – auch als Minijob – hinzukommt, muss dieser Anteil lückenlos dokumentiert werden.

Wie lange müssen Sportvereine Zeiterfassungsdaten aufbewahren?

Nach § 17 MiLoG sind Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber und Beschäftigte in bestimmten Branchen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Aus steuerrechtlichen Gründen (§ 147 AO) können lohnrelevante Unterlagen sogar zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sein. Eine digitale Lösung mit automatischer Archivierung erleichtert die Einhaltung dieser Fristen erheblich.