Zeiterfassung in Zahnarztpraxen: Was 2026 gilt

Warum Zahnarztpraxen die Zeiterfassung ernst nehmen müssen

Eine Zahnarztpraxis mit vier Behandlern, sechs Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) und zwei Teilzeitkräften für Rezeption und Reinigung – das ist eine typische mittelgroße Praxis in Deutschland. Auf den ersten Blick erscheint die Personalplanung überschaubar. In der Praxis jedoch ist die Arbeitszeiterfassung ein häufig unterschätztes Thema, das 2026 durch die gesetzliche Nachweispflicht deutlich an Relevanz gewonnen hat.

Seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 und der darauf aufbauenden Novellierung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sind Arbeitgeber – unabhängig von der Betriebsgröße – verpflichtet, die tatsächlichen Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten täglich, objektiv und verlässlich zu erfassen. Zahnarztpraxen genießen dabei keine Sonderstellung. Wer auf Excel-Listen oder handschriftliche Stundenzettel setzt, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 Euro je Verstoß.

Zahlen zum Nachdenken: Laut einer Befragung des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) aus 2025 erfassten rund 38 % der Arzt- und Zahnarztpraxen mit weniger als 20 Beschäftigten die Arbeitszeiten noch immer ausschließlich manuell oder gar nicht. Das Risiko einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde ist damit real.

Besonderheiten der Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis

Im Vergleich zu anderen Branchen bringt die Zahnarztpraxis einige strukturelle Besonderheiten mit, die die Zeiterfassung komplex machen:

• Gemischte Beschäftigungsverhältnisse: Vollzeit-ZFA, Teilzeit-ZFA, Minijobber auf Rezeption oder in der Abrechnung sowie geringfügig beschäftigte Reinigungskräfte – alle unterliegen der Dokumentationspflicht.
• Flexible Behandlungszeiten: Notfallbehandlungen, Überziehungen am Ende eines Behandlungsblocks oder kurzfristige Terminverschiebungen führen dazu, dass Soll- und Ist-Zeiten häufig auseinanderfallen.
• Fortbildungen und Teamgespräche: Praxisinterne Schulungen, Teambesprechungen und externe Fortbildungen (z. B. für die Röntgenbescheinigung) müssen als Arbeitszeit erfasst und korrekt eingeordnet werden.
• Pausenregelungen: Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden ist eine 30-minütige Pause Pflicht. In stressigen Behandlungstagen wird dieser Anspruch oft nicht eingehalten – was im Streitfall zu Nachzahlungspflichten führt.
• Bereitschaftszeiten: Praxen mit Notdienstregelungen (z. B. Wochenenddienst im Vertretungsverbund) müssen die Bereitschaftszeit klar von der aktiven Arbeitszeit trennen.

Rechtliche Grundlagen 2026 auf einen Blick

Die wichtigsten gesetzlichen Vorgaben, die Zahnarztpraxen kennen müssen:

• § 16 Abs. 2 ArbZG: Verpflichtet Arbeitgeber zur Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeiten – seit der BAG-Rechtsprechung wird dies auf die gesamte Arbeitszeit ausgeweitet.
• Mindestlohngesetz (MiLoG): Für Minijobber und Beschäftigte nahe dem Mindestlohn (2026: 13,00 Euro/Stunde) gilt eine gesonderte Aufzeichnungspflicht mit Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren.
• TVZ (Tarifvertrag für ZFA): Der Manteltarifvertrag der Zahnmedizinischen Fachangestellten enthält detaillierte Regelungen zu Wochenarbeitszeit, Überstunden und Zuschlägen, die nur korrekt abgerechnet werden können, wenn die Zeiten lückenlos erfasst sind.
• DSGVO: Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung muss datenschutzkonform erfolgen – insbesondere bei cloudbasierten Systemen. Mehr dazu im Artikel DSGVO und Dienstplanung: Worauf Unternehmen 2026 achten müssen.

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

In der Praxis begegnen uns immer wieder dieselben Schwachstellen:

• Pauschalerfassung statt Ist-Zeit: Viele Praxen tragen einfach die Sollarbeitszeit ein, ohne tatsächliche Abweichungen zu dokumentieren. Das ist im Prüfungsfall nicht ausreichend.
• Fehlende Pausendokumentation: Pausen werden oft gar nicht oder nur pauschal notiert. Eine Software, die Pausen automatisch als Unterbrechung kennzeichnet und einfordert, schafft hier Rechtssicherheit.
• Kein Nachweis für Fortbildungen: Externe Fortbildungen gelten als Arbeitszeit, wenn sie auf Anweisung des Arbeitgebers erfolgen. Wer das nicht erfasst, zahlt im Zweifelsfall drauf.
• Zettelwirtschaft bei Minijobbern: Gerade bei geringfügig Beschäftigten fehlen häufig Stundennachweise. Das ist ein klassischer Ansatzpunkt bei Betriebsprüfungen.

Eine integrierte Dienstplan- und Zeiterfassungslösung wie Aplano ermöglicht es, für jede Mitarbeiterkategorie – ob Vollzeit-ZFA, Minijobber oder Azubi – ein eigenes Zeitkonto zu führen und Abweichungen vom Sollplan sofort sichtbar zu machen. Das spart nicht nur Zeit bei der Lohnvorbereitung, sondern schützt die Praxis auch rechtlich.

Zeiterfassung: Welche Methode passt zur Zahnarztpraxis?

Grundsätzlich stehen drei Methoden zur Auswahl:

• Stempeluhr / Terminal: Eignet sich gut für Praxen mit festem Empfang, da alle Mitarbeitenden beim Betreten und Verlassen die Zeit erfassen. Nachteil: kein mobiler Zugriff, kein Selbstmanagement durch Mitarbeitende.
• App-basierte Erfassung: Mitarbeitende erfassen Zeiten per Smartphone – ideal für ZFA, die zwischen Behandlungszimmern wechseln, und für externe Fortbildungen. Was eine gute Dienstplan-App können muss, lesen Sie in unserem Vergleich.
• Webbasierte Eingabe: Zeiterfassung direkt am Praxis-PC, etwa über das Praxisverwaltungssystem (PVS) oder eine separate HR-Software. Praktisch für administratives Personal, weniger geeignet für den Behandlungsbereich.

Für die meisten Zahnarztpraxen empfiehlt sich eine Kombination aus App und stationärer Erfassung: Das Behandlungsteam nutzt die App, das Rezeptionspersonal ein Tablet oder PC-Terminal. Wichtig ist, dass alle Daten in einem System zusammenlaufen und die Verbindung zur Dienstplanung hergestellt ist – so entfällt doppeltes Eintragen.

Wer Dienstplan und Zeiterfassung noch getrennt führt, sollte den Artikel Zeiterfassung & Dienstplanung integriert: So sparen KMU 2026 lesen – die Einsparungen bei Verwaltungsaufwand sind erheblich.

Schritt-für-Schritt: Zeiterfassung in der Zahnarztpraxis einführen

Der Wechsel von manueller zu digitaler Zeiterfassung muss nicht aufwändig sein. Ein bewährter Fahrplan:

• Schritt 1 – Bestandsaufnahme: Welche Mitarbeitergruppen gibt es? Welche Beschäftigungsverhältnisse? Welche Sonderfälle (Notdienst, Fortbildung, Azubi)?
• Schritt 2 – Software auswählen: Kriterien sind DSGVO-Konformität, einfache Bedienung (nicht alle ZFA sind technikaffin), Anbindung an gängige PVS-Systeme und mobiler Zugriff.
• Schritt 3 – Mitarbeitende einbeziehen: Transparenz schafft Akzeptanz. Erklären Sie, warum die Erfassung eingeführt wird – auch im Interesse der Mitarbeitenden (korrekte Überstundenabrechnung, faire Urlaubsplanung).
• Schritt 4 – Testlauf und Anpassung: Führen Sie die Software zunächst parallel zur bisherigen Methode vier Wochen lang. So erkennen Sie Lücken, bevor es ernst wird.
• Schritt 5 – Live-Betrieb und Kontrolle: Legen Sie fest, wer in der Praxis die Zeiterfassungsdaten kontrolliert (z. B. Praxismanagerin) und wie mit Korrekturen umgegangen wird.

Detaillierte Hinweise zur Softwareeinführung finden Sie im Artikel Dienstplan-Software einführen: So gelingt der Wechsel 2026.

Fazit: Rechtssicherheit zahlt sich aus

Zahnarztpraxen stehen vor denselben arbeitsrechtlichen Anforderungen wie jeder andere Arbeitgeber – die Branche bietet keinen Schutzraum. Wer 2026 noch auf Zettel und Excel setzt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch Nachzahlungen und Vertrauensverlust im Team. Digitale Zeiterfassungslösungen amortisieren sich bereits bei mittleren Praxen innerhalb weniger Monate durch weniger Verwaltungsaufwand und korrektere Lohnabrechnungen. Aplano etwa lässt sich ohne IT-Vorkenntnisse einrichten und deckt die typischen Anforderungen einer Zahnarztpraxis vollständig ab – vom Minijobberkonto bis zur Überstundenverwaltung für ZFA.

Häufige Fragen

Müssen Zahnarztpraxen die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden erfassen – auch Minijobber?

Ja. Die gesetzliche Aufzeichnungspflicht gilt unabhängig vom Beschäftigungsumfang. Für Minijobber ist die Pflicht sogar besonders streng: Das Mindestlohngesetz schreibt eine tägliche Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vor, die mindestens zwei Jahre aufzubewahren ist.

Gilt eine Fortbildung als Arbeitszeit und muss sie erfasst werden?

Ja, wenn die Fortbildung auf Anweisung oder im Interesse des Arbeitgebers stattfindet – was bei den meisten praxisrelevanten Kursen (z. B. Röntgenbescheinigung, Hygienebeauftragung) der Fall ist. Diese Zeiten müssen erfasst und in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.