Zeiterfassung in der Gastronomie: Was 2026 gilt

Warum Gastronomie-Betriebe besonders unter Beobachtung stehen

Die Gastronomie ist seit Jahren eine der am häufigsten kontrollierten Branchen beim Thema Mindestlohn und Arbeitszeit. Der Zoll führt regelmäßig Schwerpunktprüfungen durch – und die Zahlen sprechen eine klare Sprache:

Laut Jahresbericht der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) entfiel 2024 rund ein Viertel aller eingeleiteten Strafverfahren wegen Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung auf das Gastgewerbe – mehr als in jeder anderen Branche.

Hinzu kommt das EuGH-Urteil von 2019, das Deutschland zur Einführung einer systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet hat. Der daraufhin überarbeitete Referentenentwurf aus dem Bundesarbeitsministerium sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch zu erfassen sind – spätestens am darauffolgenden Tag. Gastronomie-Betriebe, die noch auf handschriftliche Stundenzettel setzen, geraten damit doppelt unter Druck: rechtlich und organisatorisch.

Was die Zeiterfassungspflicht für Gastronomen konkret bedeutet

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt bereits heute vor, dass Arbeitszeiten, die über acht Stunden täglich hinausgehen, zu dokumentieren sind. Ab 2026 gilt de facto für nahezu alle Betriebe eine vollständige Aufzeichnungspflicht – unabhängig von der Betriebsgröße. Für Gastronomiebetriebe bedeutet das im Alltag:

• Schichtbeginn und -ende müssen sekundengenau oder zumindest minutengenau erfasst werden.
• Pausen sind gesondert auszuweisen – gerade im Schichtbetrieb eine häufige Schwachstelle.
• Aufbewahrungspflicht: Zeiterfassungsnachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG bei Mindestlohnpflicht).
• Aushilfskräfte und Minijobber unterliegen denselben Aufzeichnungspflichten wie Festangestellte – der verbreitete Irrtum, Minijobber seien ausgenommen, ist gefährlich. (Mehr dazu im Artikel Minijobber im Dienstplan: Was KMU 2026 wissen müssen.)

Besonders heikel: In der Gastronomie werden Trinkgelder häufig bar ausgezahlt, Schichten kurzfristig verlängert oder verkürzt, und Teilzeitkräfte springen spontan ein. Ohne ein zuverlässiges System lassen sich solche Änderungen kaum lückenlos dokumentieren.

Stolperfallen bei der Zeiterfassung in Restaurants & Cafés

1. Pausenzeiten werden nicht korrekt gebucht

Das ArbZG schreibt Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit vor, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. In der Praxis wird die Pause im Gastgewerbe häufig „zwischendurch" genommen – ohne konkreten Stempel. Bei einer Zollkontrolle gilt dann im Zweifel: keine Dokumentation = keine Pause = Arbeitszeitverstoß.

2. Überstunden bei Saisonspitzen werden nicht nachverfolgt

Ob Oktoberfest-Hochsaison, Weihnachtsmarkt oder Urlaubssaison am Meer – Gastronomie-Betriebe erleben massive Schwankungen. Wer Überstunden nur mental notiert, verliert schnell den Überblick. Mehr dazu, wie sich das rechtlich auswirkt, erklärt der Artikel Überstundenregelung für KMU: Was 2026 gilt.

3. Mitarbeiter stempeln für Kollegen

„Buddy Punching" – das Einstempeln für einen abwesenden Kollegen – ist in der Gastronomie weit verbreitet, wenn der Betrieb auf einfache PIN-Stationen ohne Fotoabgleich setzt. Moderne Apps mit GPS-Verifikation oder Selfie-Check unterbinden das effektiv.

4. Fehlende Integration zwischen Zeiterfassung und Dienstplan

Wenn der Dienstplan auf einem Whiteboard hängt und die Zeiterfassung in einer Excel-Tabelle gepflegt wird, entstehen Medienbrüche. Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Stunden werden oft erst am Monatsende bei der Lohnabrechnung entdeckt – zu spät für Korrekturen. Der Artikel Zeiterfassung & Dienstplanung integriert: So sparen KMU 2026 zeigt, wie beide Systeme sinnvoll verzahnt werden.

Welche Erfassungsmethoden für die Gastronomie geeignet sind

Gastronomiebetriebe haben unterschiedliche Strukturen – das kleine Café mit fünf Mitarbeitenden hat andere Anforderungen als die Restaurantkette mit 80 Köpfen. Grundsätzlich stehen drei Methoden zur Wahl:

• Tablet-Terminal an der Ausgabe oder im Küchenbereich: Hygienisch, robust, gut sichtbar. Mitarbeiter stempeln per PIN oder Chip. Ideal für Küche und Service-Teams ohne eigenes Smartphone im Dienst.
• Smartphone-App: Flexibel und günstig in der Einführung. Besonders geeignet für Betriebe mit vielen Teilzeit- und Aushilfskräften, die ohnehin ein Smartphone besitzen. GPS-Geofencing stellt sicher, dass nur vor Ort gestempelt wird.
• Klassische Stempeluhr: Günstig, robust, kein Schulungsaufwand – aber keine automatische Auswertung. Bei Prüfungen müssen die Karten manuell ausgewertet werden. Mehr zum Vergleich: Zeiterfassung per Stempeluhr oder App: Was KMU 2026 wissen müssen.

Für die meisten Gastronomie-Betriebe ab zehn Mitarbeitenden lohnt sich eine digitale Komplettlösung, die Dienstplanung und Zeiterfassung vereint. Tools wie Aplano bieten genau das: Schichtplanung, Stempeluhr-App und automatische Stundenauswertung in einer Oberfläche – ohne separate Software-Silos.

Mindestlohn-Dokumentation: Der häufigste Fallstrick

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn von 12,82 Euro pro Stunde (Stand: Anfang 2026, Anpassungen laut MiLoG-Rhythmus vorbehalten). In der Gastronomie wird der Mindestlohn häufig dann zum Problem, wenn:

• unbezahlte Vor- und Nachbereitungszeiten (z. B. Mise en place, Reinigung) nicht erfasst werden,
• Trinkgelder irrtümlich auf den Mindestlohn angerechnet werden (was unzulässig ist),
• bei Pauschalgehältern die tatsächlichen Arbeitsstunden den Mindestlohnbetrag unterschreiten.

Eine lückenlose Zeiterfassung ist die einzige belastbare Grundlage, um bei einer Prüfung nachzuweisen, dass der Mindestlohn eingehalten wurde. Alles Weitere erklärt der Artikel Mindestlohn-Dokumentation 2026: Was KMU beachten müssen.

Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung: Zeit sparen am Monatsende

Ein unterschätzter Vorteil digitaler Zeiterfassungslösungen ist die direkte Exportfunktion in gängige Lohnsoftware wie DATEV, Lexware oder Sage. Statt am Monatsende Stundenlisten manuell zu übertragen, exportiert die Software auf Knopfdruck eine CSV- oder XML-Datei. Bei einem Betrieb mit 20 Mitarbeitenden spart das erfahrungsgemäß drei bis fünf Stunden Verwaltungsarbeit pro Monat – Zeit, die im Gastgewerbe sinnvoller eingesetzt werden kann.

Fazit: Zeiterfassung ist kein bürokratischer Overhead, sondern Wettbewerbsvorteil

Wer in der Gastronomie 2026 noch auf Zettelwirtschaft setzt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch handfeste Konflikte mit Mitarbeitenden, die ihre Stunden nicht korrekt vergütet sehen. Eine sauber integrierte Zeiterfassung schafft Transparenz auf beiden Seiten, entlastet die Lohnbuchhaltung und macht den Betrieb bei Prüfungen revisionssicher. Der Einstieg ist heute einfacher und günstiger als je zuvor – cloudbasierte Lösungen wie Aplano sind oft innerhalb eines Tages eingerichtet. Einen Überblick über aktuelle Anbieter bietet das Gesamtranking auf dienstplan-vergleich.de.

Häufige Fragen

Müssen Minijobber in der Gastronomie auch zeiterfasst werden?

Ja. Für Minijobber in der Gastronomie gilt gemäß § 17 MiLoG eine besondere Aufzeichnungspflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens am folgenden Tag dokumentiert werden. Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Dürfen Trinkgelder auf den Mindestlohn angerechnet werden?

Nein. Trinkgelder sind freiwillige Zahlungen der Gäste direkt an das Personal und dürfen nicht auf den gesetzlichen Mindestlohn angerechnet werden. Der Arbeitgeber muss den Mindestlohn vollständig aus dem vereinbarten Lohn zahlen.