Zeiterfassung in Architekturbüros: Was 2026 gilt

Warum Zeiterfassung im Architekturbüro besonders komplex ist

In einem typischen Architekturbüro mit 5 bis 30 Mitarbeitenden laufen gleichzeitig Projekte in völlig unterschiedlichen Leistungsphasen – von der Vorentwurfsplanung (LP 2) bis zur Objektbetreuung (LP 9). Jede Stunde, die ein Mitarbeiter arbeitet, sollte idealerweise einer konkreten Leistungsphase und einem Auftrag zugeordnet werden. Gleichzeitig verlangt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) seit dem BAG-Urteil vom Mai 2019 und dem daraufhin konkretisierten Zeiterfassungsgesetz eine lückenlose Aufzeichnung aller geleisteten Arbeitsstunden.

Die Herausforderung: Architekten wechseln täglich zwischen Projekten, führen Kundengespräche auf der Baustelle durch, arbeiten im Homeoffice an Plänen und nehmen abends noch an Baugenehmigungsterminen teil. Eine Stundenzettel-Lösung auf Papier oder eine simple Excel-Tabelle gerät dabei schnell an ihre Grenzen. Wer als Inhaber eines kleinen Planungsbüros nach wie vor auf Notizblöcke setzt, riskiert nicht nur Nachzahlungen beim Mindestlohn, sondern verliert auch wertvolle Daten für die Projektabrechnung gegenüber Bauherren.

Rechtliche Pflichten 2026: Das müssen Architekturbüros wissen

Seit der Umsetzung der europäischen Arbeitszeitrichtlinie in deutsches Recht sind alle Arbeitgeber – unabhängig von Betriebsgröße – verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Das gilt ausdrücklich auch für kleine Architekturbüros mit zwei oder drei Angestellten. Bußgelder bei Verstößen können laut § 22 ArbZG bis zu 30.000 Euro pro Verstoß betragen.

Laut einer Umfrage des Bundesverbands Freier Berufe (BFB) aus 2025 erfassten rund 41 % der freiberuflichen Planungsbüros ihre Arbeitszeiten noch nicht systematisch – obwohl die gesetzliche Pflicht seit Jahren besteht.

Konkret müssen Architekturbüros folgende Punkte sicherstellen:

• Tägliche Erfassung: Beginn und Ende der Arbeitszeit aller sozialversicherungspflichtig Beschäftigten – nicht nur der gewerblichen, sondern auch der kaufmännischen und planerischen Mitarbeiter.
• Aufbewahrungspflicht: Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG). Bei tarifgebundenen Büros können längere Fristen gelten.
• Mindestlohn-Dokumentation: Für Minijobber und Aushilfen – etwa studentische Hilfskräfte – gilt die verschärfte Nachweispflicht nach MiLoG. Mehr dazu im Artikel Mindestlohn-Dokumentation 2026: Was KMU beachten müssen.
• Überstunden: Mehrarbeit muss dokumentiert und – je nach Arbeitsvertrag – vergütet oder auf einem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden. Weitere Details finden Sie im Beitrag Überstundenregelung für KMU: Was 2026 gilt.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Freelancer und externe Fachplaner, die regelmäßig in Architekturbüros tätig sind. Sie unterliegen zwar nicht der ArbZG-Pflicht des Büros, müssen aber im Sinne der Scheinselbstständigkeit klar abgegrenzt eingesetzt werden. Wer als externer Statiker faktisch in Vollzeit in einem Büro tätig ist, feste Arbeitszeiten hält und ausschließlich für einen Auftraggeber arbeitet, läuft Gefahr, als Arbeitnehmer eingestuft zu werden. Für Freelancer-Zeiterfassung empfiehlt sich ein Blick in Zeiterfassung für Freelancer & Selbstständige: Was 2026 gilt.

Projektbasierte Zeiterfassung: Stunden sinnvoll verbuchen

Über die gesetzliche Pflicht hinaus ist eine projektbezogene Zeiterfassung für Architekturbüros ein echtes Controlling-Werkzeug. Wer weiß, wie viele Stunden in LP 3 (Entwurfsplanung) eines bestimmten Projekts geflossen sind, kann seine Honorarkalkulation nach HOAI für Folgeprojekte schärfer ausrichten.

Eine gute Softwarelösung erlaubt es, jede Zeitbuchung mit einem Projekt-Tag und einer Leistungsphase zu versehen. So entsteht automatisch ein Stundenprotokoll, das direkt in die Honorarabrechnung oder in die Nachkalkulation einfließt. Folgende Kategorien haben sich in der Praxis bewährt:

• Projektarbeit (je LP 1–9 einzeln buchbar)
• Baustellenbegehungen & Besprechungen
• Akquise & Angebotserstellung
• Verwaltung & interne Meetings
• Fort- und Weiterbildung

Ein Architekturbüro mit 8 Mitarbeitenden, das durchschnittlich 12 parallele Projekte betreut, verliert ohne strukturierte Projektzeiterfassung schnell den Überblick, welches Projekt bereits "overbudget" läuft. Wird das erst beim Abschlussrechnungsgespräch klar, ist es zu spät, um gegenzusteuern.

Homeoffice, Baustelle, Büro: Mobile Zeiterfassung als Muss

Architektinnen und Architekten sind selten den ganzen Tag am Schreibtisch. Termine beim Bauamt, Rohbaubegehungen, Materialabnahmen beim Lieferanten – all das findet außer Haus statt. Eine Zeiterfassungslösung, die nur am Desktop-PC funktioniert, scheitert im Alltag spätestens auf der Baustelle.

Moderne Apps ermöglichen es, per Smartphone den Arbeitsbeginn zu stempeln, einen Projekttag zu wählen und Notizen zur Tätigkeit hinzuzufügen. Das vereinfacht nicht nur die tägliche Pflicht zur Zeiterfassung, sondern liefert der Büroführung direkt auswertbare Daten. Wer hybride Teams mit Homeoffice-Anteilen führt, findet im Beitrag Zeiterfassung im Büro & Homeoffice: Was KMU 2026 wissen müssen weitere praxisnahe Hinweise.

Lösungen wie Aplano bieten genau diese Kombination: eine App für die mobile Erfassung auf der Baustelle und ein Web-Backend, in dem die Büroführung die Projektstunden pro Mitarbeiter auswertet, Urlaubskonten pflegt und Überstunden im Blick behält. Das erspart den manuellen Abgleich zwischen Baustellen-Notizblock und Excel am Monatsende.

Besonderheiten bei gemischten Teams: Festangestellte, Teilzeit & Werkstudenten

Viele Architekturbüros beschäftigen neben Festangestellten auch Werkstudenten, Praktikanten und Teilzeitkräfte. Jede dieser Gruppen hat eigene Zeiterfassungsregeln:

• Werkstudenten dürfen während der Vorlesungszeit maximal 20 Stunden pro Woche arbeiten; in den Semesterferien bis zu 40 Stunden. Die genauen Pflichten erläutert Zeiterfassung für Werkstudenten: Was KMU 2026 wissen müssen.
• Teilzeitkräfte müssen gemäß TzBfG ihre vertraglich vereinbarten Stunden ebenso lückenlos dokumentiert bekommen wie Vollzeitmitarbeiter. Achten Sie darauf, dass Mehrarbeit über die vereinbarte Teilzeitstundenzahl hinaus gesondert ausgewiesen wird.
• Auszubildende im Bereich technisches Zeichnen oder Architektur genießen besonderen Schutz nach dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) und dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG). Ihre Arbeitszeiten dürfen bestimmte Tagesgrenzen nicht überschreiten.

Eine einheitliche Softwarelösung, die alle Vertragsmodelle abbildet, verhindert, dass für jede Mitarbeitergruppe ein eigenes System gepflegt werden muss – ein häufiges Problem in wachsenden Planungsbüros.

Integration in die Lohnbuchhaltung und HOAI-Kalkulation

Ein oft unterschätzter Mehrwert digitaler Zeiterfassung: die Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung. Wer seine Arbeitsstunden, Überstundensalden und Urlaubstage in einer Software verwaltet, kann die Daten direkt in gängige Lohnprogramme (DATEV, Lexoffice, sevDesk) exportieren. Das spart dem Steuerbüro Zeit und reduziert Übertragungsfehler.

Gleichzeitig liefert die Projektzeiterfassung die Grundlage für die Honorarschlussrechnung. Wenn Sie dokumentieren können, dass in LP 5 (Ausführungsplanung) 320 statt der kalkulierten 240 Stunden angefallen sind, haben Sie eine belastbare Grundlage für Nachtragsverhandlungen mit dem Bauherrn. Ohne diese Daten bleibt nur das Vertrauen auf die eigene Erinnerung – und das reicht vor Gericht oder bei Schlichtungsverfahren der Architektenkammern selten aus.

Checkliste: Zeiterfassung im Architekturbüro richtig aufsetzen

• ✔ Alle Mitarbeiter (inkl. Teilzeit, Werkstudenten, Minijobber) in das System aufnehmen
• ✔ Projekte und Leistungsphasen als Buchungskategorien anlegen
• ✔ Mobile App für Baustelle und Außentermine aktivieren
• ✔ Überstunden- und Urlaubskonten automatisch führen lassen
• ✔ Monatliche Auswertung pro Projekt und Mitarbeiter erstellen
• ✔ Datenexport für Lohnbuchhaltung und Honorarabrechnung einrichten
• ✔ Aufbewahrung der Zeitnachweise für mindestens 2 Jahre sicherstellen

Welche Software am besten zu Ihrem Büro passt, zeigt der Gesamtranking der Dienstplan- und Zeiterfassungssoftware auf dieser Seite – gefiltert nach Betriebsgröße und Branchenanforderungen.

Häufige Fragen

Sind Architekturbüros verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen?

Ja. Seit dem BAG-Urteil 2019 und der darauf basierenden gesetzlichen Konkretisierung sind alle Arbeitgeber in Deutschland – unabhängig von Betriebsgröße und Branche – verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das gilt auch für kleine Architekturbüros mit nur zwei oder drei Angestellten. Verstöße können nach § 22 ArbZG mit bis zu 30.000 Euro pro Fall geahndet werden.

Kann ich Projektstunden und Arbeitszeiterfassung in einem Tool kombinieren?

Ja, moderne Zeiterfassungssoftware wie Aplano erlaubt es, jede Zeitbuchung gleichzeitig einem Projekt und einer Leistungsphase zuzuordnen. So erfüllen Sie die gesetzliche Arbeitszeitdokumentation und erhalten gleichzeitig eine belastbare Grundlage für Ihre HOAI-Honorarabrechnung und Projektnachkalkulation – ohne zwei getrennte Systeme führen zu müssen.